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档案与信息管理培训讲义

我是向阳?中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生?广东科学技术职业学院副教授?卓高顾问公司培训顾问?湖北对外服务有限公司培训顾问?曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等20多家企业进行培训?爱好体育，业余足球守门员?主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟通、档案管理、公文写作、办公室管理等

档案管理基础培训要点?档案和档案工作?档案的收集和鉴定?档案的整理和保管?档案的检索和利用信息管理基础?档案和档案工作?档案的收集和鉴定?档案的整理和保管?档案的检索和利用

第一篇档案管理基础

一、认识档案档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。

一、认识档案?我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。?之所以说它是严格意义的档案理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用

一、认识档案?我国档案载体的演变甲金简缣纸感磁激骨石牍帛质光性光档档档档档档档档案案案案案案案案

一、认识档案?什么是档案机关文件材料档案组织社会活动留存备查个人

二、档案工作?档案工作的具体内容社提社会档收整鉴保检供会活案集理定管索利活动用动集中系统精炼安全归纳服务

二、档案工作?我国档案工作机构?档案局：?档案馆：?档案室：

二、档案工作?到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居世界第一。?我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。

三、档案收集和鉴定?收集：把各处形成的档案集中到档案部门。?收集的主要方法：归档、平时收集、移交文件转换成档案的三个条件：1、办理完毕、2、有保存价值、3、集中保存

三、档案收集和鉴定?文件归档：归档时间：第二年六月以前归档范围：办理完，有价值归档要求：1、制成材料符合要求2、初步整理

三、档案收集和鉴定?档案鉴定保存档有用原则案价期方法鉴值限销毁定标准无用

三、档案收集和鉴定?保管期限永久定期无期限有期限长期16-50短期＜15

三、档案收集和鉴定?原则全——全面深——历史远——发展?要求（1）内容（2）特征（3）需求

三、档案收集和鉴定?判断——是否保存?分析——价值大小?确定——保存多久?复审——有无变化

三、档案收集和鉴定?如何分析档案价值来源内容形式技术功能

四、档案整理和保管?档案整理：通过对档案的分类、编号、编目、上架，使档案实现系统化的过程。

四、档案整理和保管?含义按照“来源、时间、内容、形式”对档案进行?常用分类法年度、组织机构、问题

四、档案整理和保管?常用分类法的结合运用年度——组织机构年度——问题组织机构——年度问题——年度

四、档案整理和保管?要求正确判断年度、组织机构法律、条例：批准日指示、命令：签署日会议纪录：开会日计划、总结：针对日

四、档案整理和保管?编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目录实例

四、档案整理和保管?档号：档案整理、保管的代号?包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）35-12-165-73

四、档案整理和保管?档案保管的内容：库房管理流动保护技术处理l要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）

四、档案整理和保管库房管理?了解编号纸质档案温湿度要求：?熟悉编号?调节温湿度?库房检查?流动保护温度：14-20℃相对湿度：50-65%

五、档案检索和利用档案信息检利用者存储索查工检具

五、档案检索和利用检内容成分报道查找索工具档案工具

五、档案检索和利用归档文件目录分类目录主题目录人名索引全宗指南检索工具种类

五、档案检索和利用档案检索工具的编制：?选择——工具?分析——档案?形成——条目?构成——工具

五、档案检索和利用档案利用方式：l档案阅览服务l档案外借服务l档案复制服务l档案证明l档案咨询l档案展览

五、档案检索和利用常用档案资料的编制?大事记?组织沿革?基础数字汇集?资料汇编

总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。

第二篇信息管理

一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。

一、相关知识l定义直接反映方式信息事物运动间接反映

一、相关知识?信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用收