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合同档案怎样归档

篇一：公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安

装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合

同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品

设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、

借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合

同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：

合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正

副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及

正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在

相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登

记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，

并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正

本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存

于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档

时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—

补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南

锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要

与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议

要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合

同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有

补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》

（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同

的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合

并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相

关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保

管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，

包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签

字。《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。同样，

财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记

本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档

案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存

在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。

篇二：合同档案管理制度

合同档案管理制度

一、合同档案管理原则

本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成

的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研

究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有

关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的

材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维

护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管

理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，

可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、

合同档案管理办法

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，

逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特

制定合同档案管理制度。

1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的

完整和有效利用。

2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合

作方的所有合同文档。

3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档

工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。