物业公司行政事务管理制度.docx

物业公司行政事务管理制度

为规范公司行政事务的管理，控制成本，减少浪费，特制定本制度。

一、办公用品：

1、办公用品指文具、办公设备、消耗用品、专用信纸、信签和信封等。

2、各部门于每月30日前提交下月的办公用品申购表，经物业公司经理审批后由行政部统一购买，各部门指定专人领取，领取时间为每周一。没有按照规定时间提交申请或领用办公用品的，由责任部门自行解决。

3、办公用品领用时，必须严格办理领用登记手续。计算器、磁盘、订书机等可长期使用的物品，在员工离职时必须交回，否则，按原价赔偿。

4、非消耗性的文具，再次领用时，应以旧换新（如签字笔等）。

5、办公用品应节约使用，严禁拿回家私用。否则，一经发现，按公司奖罚制度相关条款进行处理。

6、正常使用以外的办公用品，须由经理或副经理批准方能购买。

二、办公设备和设施：

1、办公设备是指复印机、碎纸机、电脑、打印机等。

2、办公设备除电脑外，由行政部根据公司具体情况报经理批准后购买。

3、电脑的配备由各部门提出申请，经公司经理批准后，呈送总公司申请，经总公司批准后，方能购买装备。

4、办公设施是指办公桌椅、电脑桌、文件资料柜、档案柜、沙发等，经公司经理批准后，由行政部负责购买。

5、设备（施）购买或更新时，由主管部门提出意见，经公司总经理办公会议讨论通过后办理。

6、设备的日常维护保养工作，由使用人（保管人）负责。设备如人为损坏，由责任人赔偿损失。责任不清时，由使用人（保管人）负责赔偿损失。

7、严禁办公设备用于私事，违反规定者将按公司奖罚制度进行处罚，且列入考核的不合格项。

8、严禁使用公司电脑上网处理个人事务，如查询股票上网聊天等，一经发现，由使用者本人负责当月全部电话费用（上网所用电话），并通报批评，月考核分数扣减5分；

9、每天下班时，使用人须负责关闭设备电源，使用人未关闭电源离开公司的，违者按公司奖罚制度进行处罚；

10、使用他人设备时，必须征得责任人的同意，未经他人同意使用他人的办公设备，造成损坏的由使用人负责赔偿。

11、未经公司同意，任何人均不得将公司以外的磁盘带到公司使用，否则，按公司相关条例进行处罚。如非法磁盘带有病毒，给公司造成严重损失，公司将给予严厉处罚。

三、通讯设备：

1、通讯设备指电话机、传真机等；

2、公司根据办公的需要安装电话机和传真机，通讯设备的购买和维护保养由行政部负责。

3、通讯设备为办理公务使用，不得办理私事；

4、公司接收到的传真，未经许可（除经办人员外）任何人不得随意翻看，由经办人负责交给接收人。

5、公司对外传真的专用电话必须保持24小时开机，不得关闭，以保证及时接受传真资料。

6、属于商业秘密的文件，经办人必须妥善保管；否则，引起的后果由经办人负责。

四、报刊杂志和邮件

1、订阅报刊杂志必须以满足公司工作和业务正常开展为前提，无关的报刊杂志不得公费订阅；

2、每年，由各部门根据各自业务需要提出需订阅的报刊杂志，交行政部汇总，并在报刊订阅前提出所需费用预算，交由经理批准后办理；

3、报刊杂志由行政部专人负责领取，并进行分类。除有关部门专用的报刊杂志由各部门指定专人领用外，其他杂志交图书管理员保管、登记、借阅。

4、上班时间，不得翻看报纸和与业务无关的杂志。报刊杂志在借阅时，不得剪撕涂画，否则，应负责赔偿。

5、由保安部统一接受外部邮件。收到的邮件，须交收件人本人。无具体收件人的，交部门主管处理。

五、除有明确规定外，凡违反以上规定者，公司将按奖罚制度进行处罚；情节严重的交由公安机关处理。