协商沟通与信息交流控制程序.pdf

1目的

通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流,确保有关质量、职业健

康安全和环境的信息沟通,使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及

其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现,并

吸取相关方的合理建议和意见,进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全

和环境管理体系;

2范围

适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交

流管理;

3职责

3.1最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策;

3.2管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理;

3.3综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部

的信息交流、传递和处理;

3.4工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务;参与有关职业健康安全

和环境方针、程序等的讨论、决策;

3.5各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理,并向综合管理部或

管理者代表通报传递和处理情况;

3.6各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流;

4管理内容与方法

4.1内部信息

4.1.1内部信息内容包括：

——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；

——法律、法规、规范、标准及其他要求；

——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；

——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环

境管理方案；

——各部门的质量、职业健康安全和环境职责：

——质量、职业健康安全和环境培训的信息；

——监测、测量结果；

——不符合与预防纠正措施的信息；

——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；

——管理评审结果的信息；

——员工的建议与意见;

4.1.2综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环

境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管;

4.1.3工会作为员工代表机构,负责组织员工积极参与管理体系的有关事务,

负责收集员工的意见和建议,并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠

道;

4.1.4部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将

其汇总至综合管理部,各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部

门间相互传达;

4.1.5内部信息的接收和处理

体系运行信息,包括企业的质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理

方案等,由最高管理者公布或授权管理者代表公布,综合管理部向各部门发布,

再由各部门传达;

由下往上传递的信息,包括员工的意见、建议及投诉等,接收和处理的方式为：

——有关人员向各部门的主管汇报,将质量、职业健康安全和环境保护方面

的信息转交至综合管理部,员工的建议与意见经研讨后,由综合管理部通

过所在部门给予答复；

——员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会,收集有关意见、建

议信息,向综合管理部或其他相关部门反映;

横向传递的信息,包括法律、法规、及其他要求,质量因素、危险源和环境因素

的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等,由各部门与综合管

理部之间进行信息传递;

对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时

传达到员工;

全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审,工会作为员

工代表,参与制定决策;

全体员工应接受适宜的培训,了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管

理技术、方法;

4.2外部信息

4.2.1外部信息内容包括：

——质量方针、职业健康安全和环境方针的公开；

——与相关方沟通的信息,对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信

息；

——质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息；

——应急准备与响应的信息；

——相关方的投诉,包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、

职业健康安全和环境保护主管部门;

4.2.2外部信息的传达方式：

由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记备案

并对外公布,同时作好发放记录；

各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络;

4.2.3外部投诉的接收与处理：

当外部信息涉及对