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与施工单位、监理单位间文件管理规定

为规范我司与施工单位、监理单位之间的文件来往，做到文件可查、不遗漏、明确文件来往对接、做好文件归档管理，特制定本规定。

公司层面文件来往管理。

1.1我司发文管理。若我司需对施工单位、监理单位发文，由相关部门或公司领导指定具体人起草文件，发起人或部门先进行文件内部审批，以公司领导最终审批定稿，同意后方能对外发文（内部文件审批另行规定），统一由项目总经办对外负责发文，尽量以原文签收形式体现，若不能，则以传真等能表达清楚文件已被接收人接收方式处理；

1.2外部单位发文我司管理。若施工单位、监理单位发文我司，由项目总经办负责对接，总经办收到文件后，按规定以最快速度传达到公司领导或部门领导手上，情况紧急或当事人不在公司，可电话告知，事后补发并签收；

1.3原则上项目总经办须对文件进行归档保存管理，传达至领导或部门可采用复印件，同时于复印件右上角注明原件存放处；

1.4若该文件需多人或多部门负责人签署意见的或传阅的，项目总经办负责跟踪落实相关文件的传阅工作，并制作相应文件传阅确认表，公司领导或部门领导在确认表中签名确认，后归档保存；

1.5若施工单位、监理单位的文件需我司回复的，原则上由项目总经办负责跟踪回复，即项目总经办负责内部跟踪完善相关文件后回复施工单位、监理单位并归档保存；

2、部门间文件来往管理。即一般批工程部、质安部与施工方项目经理部、监理方项目监理部之间的文件来往。

工程部、质安部与施工方项目经理部、监理方项目监理部之间的文件来往有工作联系单、通知、函、协议书、处罚单、确认单、工程暂停令、复工令、回复单、申请单、费用签证单、工期签证单、各种工程验收报告（单）、各种方案（含审批单）、涉及工程各种资料等。

工程部发往施工方项目经理部、监理方项目监理部的文件，由工程部经理审核签字确认后，工程部资料员或施工员负责通知施工方、监理方签领，签领本统一归工程部经理保管，施工方、监理方签领后，资料员负责归还工程部经理，以便工程部经理检查该文件是否已发放或是否有漏发现象；

质安部原则上只负责工程质量、安全的日常检查及管理，质安部日常检查所发现问题，需对施工方、监理方发文的，由质安部经理与工程部经理商量后，质安部形成文件交由工程部对外发文（工程管理不能形成多头指挥），质安部不能直接对外发文，同时也为工程部第一时间掌握工地动态，以便及时处理相关问题。

项目监理部需对我司及施工单位发文的，由项目监理部直接对工程部经理或资料员，工程部经理签收后及时转发至质安部或相关施工员、资料员处，原件由资料员统一归档保存，资料员签收的，及时转交工程部经理处理，需回复的，由工程部经理组织相关人员（含质安部）形成统一意见后，由资料员负责给予回复。

施工单位项目部需对我司及监理单位发文的，由施工单位直接对工程部经理或资料员，工程部经理签收后及时转发至质安部或相关施工员、资料员处，原件由资料员统一归档保存，资料员签收的，及时转交工程部经理处理，需回复的，由工程部经理组织相关人员（含质安部）形成统一意见后，由资料员负责给予回复。监理单位收到施工单位的文件后，需我司工程部解决的，需第一时间转交工程部经理或资料员，工程部经理负责跟踪落实解决。

部门间其他有关工程管理文件（含各种工程相关资料）来往不明确的，按工程管理通常做法处理，但必须归档保存好，以备可追索、核查；

工程部经理负责各种工程管理资料的检查完善工作，即做到阶段性的检查、核实各种工程文件、资料是否已及时收集归档，是否已及时盖章完善，资料是否与工程同步进行；

原则上工程文件、资料，工程部、质安部只保存复印件，原件于资料室处保存。