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行政管理制度
目录
第一章前台接待管理制度2
第二章员工仪容仪表管理制度5
第三章公司办公用品管理制度8
第四章会议管理制度11
第五章文件管理制度13
第六章安全管理制度15
第七章固定资产管理制度19
第八章印章管理制度23
第九章车辆管理制度26
第十章仓库管理制度28
第十一章食堂管理制度30
第十二章宿舍管理制度34
第一章前台接待管理制度
(一)目的?
1、?为规范前台人员的职业形象,充分发挥前台接待工作的窗口作用,维护良好的公司形象,特制定本制度。?
2、?适用范围?:公司前台文员
(二)??前台接待仪态规范?
1、前台人员仪表要求?
前台人员应注重仪表,服装整洁、大方得体。服装、修饰要与工作环境及个人气质相符合。?
2、前台人员仪容要求?
前台人员的仪容应干净整洁,并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心,凸显职业性。不得浓妆艳抹,不得佩戴有色眼镜、变色镜。?
3、前台人员仪态要求?
前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人,并善于控制自己的情绪,塑造完美仪态,具体要求主要有以下几点:?
(1)坐姿要求?
=1\*GB3①肩部放松,双手自然下垂,交握于膝上,五指并拢,或一只手放在沙发或椅子扶手上,另一只手放在膝盖上。?
=2\*GB3②双腿、双膝并拢,脚自然着地,两脚踝内侧互相并拢,两足尖距离10厘米左右。
?=3\*GB3③坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离,坐在椅子的2/3处。
?=4\*GB3④坐姿应尽量保持端正,身体不要前倾或后仰,双肩齐平。?
移动位置时,应先把椅子搬到相应位置,然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。?
(3)与人交谈时,双眼应平视对方,但时间不宜过长或过短;也可使用手势,但手势不
可过多或幅度过大。?
(2)走姿要求?
=1\*GB3①走路时头正颈直,上身挺直,挺胸收腹,两臂收紧,前后自然摆动。?
=2\*GB3②靠道路的右侧行走,遇到同事要主动问好;上下楼梯时,应让长者、女士先行。
?(3)手势要求?
前台接待人员可通过手势,表达介绍、引领、请、再见等含义。手势的动作做到大小适度、自然亲切。?
(4)传递物品要求?
前台接待人员在递物时须使用双手,以示对对方的尊重,并要考虑接物人员是否方便;在接物时,身体应向前倾,用双手接住,并表达谢意。?
(三)??人员来访接待?
1、接待预约来访人员时,接待人员应礼貌大方、热情周到。?
2、客人到来后,接待人员要立即通知被访者;如需引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势。如客人需在会客室等待被访者,接待人员应用手指示,请客人坐下;看到客人坐下后,才能行点头礼离开。?
3、安排接待地点时,接待人员主要遵循以下原则:
(1)对于贵宾,应由具体接待者安排接待地点。?
(2)对于普通来宾或是面试人员,应安排在会客室或会议室接待。?
4、预约人员到达后,若被访者由于种种原因不能马上接见,接待人员一定要说明理由与等待时间,若来访人员愿意等待,应马上为其提供茶水或饮料。?
5、如果预约来访人员要找的负责人不在,接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间,请来访人员留下电话、地址,并明确是来访人员再次来公司,还是本公司人员回访来访者单位。?
6、?如果来访人员未预约,接待人员应首先明确对方姓名,委婉询问对方来意,并初步判断能否让他与相关人员见面。??
7、接待人员经过初步判断,如果不能直接回答,应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员沟通,最后决定是否安排接待。?
(四)??接听电话管理?
1、??迅速、准确接听?
(1)电话铃响两声后,接听人员必须接听。如果超过三声再接电话,接听人员必须先说:“对不起”或“对不起,您久等了。”?
(2)电话铃响时,如果接听人员正在与客人交谈,应先向客人打声招呼,然后再去接电话。?
(3)接听电话时,接听人员首先应该说:“您好!”接着报出自己的公司名称。??
2、?使用规范用语?
接听电话时,应恰当的使用带有敬语的规范用语。如:“您好”“请问”“请稍等”“好的,再见”等?
3、保持愉快心情?
接听电话时,要保持愉快的心情,态度谦和有礼,语调平稳,音量适中。如对方有不礼貌的言语或拨错号码,接听人员不可大声怒斥或用力挂掉电话。应礼貌的问询原因,耐心解释。?
??谨慎接听电话?
转接电话?
如有要转接的电话,应礼貌的为来电者转接。若在转接过程中遇到占线或要找的人不在办公室,则应询问其来电事由,是否可以转告,避免贻误重要事情。?
(2)代接电话?
=1\*GB3①代接电话时,对方如有留言,接听人员应用纸笔记录。
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