总经理秘书职位说明书.docx

总经理秘书职位说明书

职位名称

总经理秘书

所属部门

办公室

直接上级

总经理

直接下级

无

职

责

一

职责表述：会议管理

工作任务

1．总经理会议的筹备及组织

2.做好全面准确的会议纪录，有争议的问题，双方观点要记清楚，根据会议要求和需要，及时整理会议纪要，按规定范围下发

3.对会议决议和布置的工作负责跟进督办，并及时向总经理汇报完成情况

考核重点：会议完成情况、会议纪要整理及时性、会议决议的跟进督办情况

职

责

二

职责表述：计划管理

工作任务

1.负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知

2.负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理

3.协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解

4.协助总经理进行公司企业文化、配合行政部开展企业文化工作

考核重点：计划管理的有效性

职

责

三

职责表述：文书档案管理工作

工作

任务

1.总经理要求下发的各类通知的发布、存档

2.公司大事记资料存档

3.负责收集及统计汇总总经理所需的各类报表

4.负责整理总经理的各类资料、文件并分类、保管及归档

5.及时处理重要来往来信函的初审、传递及总经理签批后的跟踪落实工作

考核重点：各类公文的规范程度，文件下发和跟踪的及时性

职

责

四

职责表述：监督跟进工程项目工作情况

工作

任务

1.根据项目部工作计划，对项目工程的施工进度、质量、安全进行跟进，检查工程项目工作的执行情况，并及时反馈分管领导

2.负责项目工程设计图纸的管理

考核重点：工程项目施工进度、质量、安全完成情况

职

责

五

职责表述：合同谈判及管理工作

工作

任务

1．按总经理要求整理合同，并做好合同谈判，合同签订后进行存档管理

考核重点：合同的履约情况

职

责

六

职责表述：内外部沟通协调

工作

任务

1．协调企业内部各职能部门的关系

2．负责传达、贯彻企业领导的指示，做好上下联络沟通工作

3．协调企业与相关政府部门、建设单位、设计单位、勘察单位、监理单位及各施工队的关系

4．掌据企业主要情况，为企业领导提供意见和建议

考核重点：企业内外部沟通渠道的畅通程度

职

责

七

职责表述：总经理日常事务管理

工作

任务

1.总经理日常工作事务安排

2.总经理出差行程安排

3.总经理费用报销

4.总经理日常办公服务

5.总经理演讲报告及演示材料的制作

6.需总经理签批的各类文件整理、报批

7.总经理相关的外联事务沟通协调

考核重点：总经理综合评价

任职资格

1.学历：大专以上学历（含大专）

2.专业：文秘及管理类相关专业

3.职业资格：无特殊要求

4.专业技能：精通秘书知识，掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件，具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写作知识等

5.工作经验：2年以上高级秘书工作经验

6.其它：具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的职业道德及高度的责任心等

权力

1．对各部门上报文件有规范性的审核权

2．对总经理交办事项有跟踪督办权

3．工作协调权

4．领导安排事项的承办权

编制人员

吕玉慈

审核人员

批准人员

编制日期

2014年5月

审核日期

批准日期