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租赁设备管理制度
为规范租赁设备物资产生的申请、到货、验收、维修、遗失、退租等环节
的资产管理,特制定本制度。
一、租赁设备需求提报
(一)流程报批
租赁设备需求申请流程:租赁设备需求部门在OA上提交设备需求申请,附:
《设备租赁需求报告》审批通过后,由总部对应采购部统一生成订单,安排供应
商发货。《设备租赁需求报告》应包括租赁设备类型、数量、租赁时长、租赁原
因及项目预算。
(二)审批流节点
当地需求部门→当地设备与包材管理部→当地财务部门→大区物流总→事
业部总→总部设备采购部→总部财务部门→物流集团财务管理中心负责人→物
流集团总裁
(三)审批流程各部门职责
当地设备需求部门:明确租赁设备类型、数量、租赁时长、租赁原因及项
目预算。
当地设备与包材管理部:审核设备类型、数量、租赁原因。
当地财务部门:核实是否有租赁设备的必要,租赁设备数量、租赁时长,
并提出项目预算是否合理。
当地物流总:判断设备租赁的合理性。
总部对口部门(需求部门):核实是否有租赁设备的必要,租赁设备数
量、租赁时长,分析大区是否有需要租赁此类设备。
总部财务部门:核实流程是否合规,项目预算是否合理。
总部采购部门:收到下单通知,核实流程是否合规。
物流集团财务管理中心负责人:批复是否同意租赁设备。
物流集团总裁:批复是否同意租赁设备。
(四)注意事项
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1、租赁设备需求申请流程提交时,需明确租赁设备类型、数量、租赁时
长、租赁原因及项目预算并附上《设备租赁需求报告》,未明确租赁设备信息
或无《设备租赁需求报告》,不予租赁设备。
2、租赁设备必须遵循先申请后租赁原则,审批后由对应总部采购部门统一
安排租赁;大区不得无有效订单对接供应商租赁设备,擅自租赁设备的,总部
将不予付款结账。
二、租赁设备验收规范
(一)设备进场
设备与包材管理部门应及时与总部设备采购部门进行沟通,跟进设备进场
时间节点,设备到达现场设备与包材管理部门、租赁设备需求部门、当地财务
部门需核实设备数量、类型是否与设备需求申请的数目、类型相符,并完成设
备到货验收,三方进行签字确认验收单(一式三份)。
(二)设备验收
设备验收标准:根据《设备验收大纲》进行严格验收。
(三)注意事项
1、设备验收:设备与包材管理部门、需求部门、地区财务同时进行验收,
并签字确认。
2、验收完结:设备与包材管理部、当地财务部、租赁设备供应商需将设备
验收单进行存档,后期进行费用报销。
3、租赁的设备验收后,地区设备与包材管理部门应安排设备需求部门立即
领用,避免设备闲置。同时,地区设备与包材管理部门要求领用人签订《设备
领用保管协议》。
三、租赁设备管理规范
(一)管理原则
由于租赁设备的特殊性,租赁设备将根据谁申请谁管理的原则来进行设备
管理,设备与包材管理部门进行跟踪监控,从而保证租赁设备的安全性。
(二)管理标准
设备与包材管理部门对租赁设备建立标准纸质档、电子档(资产台账、故
障台账)。租赁设备严禁跨场地调拨,如私自进行调拨,造成的设备遗失、损
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坏由各场地自行承担,总部设备管理部将对相关负责人进行通报。对租赁设
备,地区财务部门应组织地区设备与包材管理部,进行月度盘点,发现账实不
符的,需追究相应设备领用人责任。
(三)注意事项
1.租赁设备属于公司的无形资产,主要以设备需求流程、各区建立的租赁
设备台账、设备采购部采购档案进行管控。
2.总部设备管理部将不定期对场地租赁设备进行核查,如发现租赁设备遗
失,没有设备台账或记录不完整、不准确等情况,将对设备与包材管理部经理
进行处罚。
四、租赁设备故障处理规范
(一)设备故障处理流程
1、当设备损坏或存在故障,设备使用人应及时通知运营主管上报维修,说
明设备故障情况。
2、设备与包材管理部门确认故障原因后,如租赁设备属于人为损坏需产生
维修费用,由设备使用人及其部门进行协
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