项目八档案利用课件(共38张PPT)《文书工作与档案管理》（大连理工）.pptxVIP

文书工作与档案管理

主编韦志国

项目八档案利用

任务导入

保华万房地产开发有限公司公司销售部的谭来准备撰写一份重要的项目申报材料，需要查阅记载公司2014年到2016年销售业绩的档案资料，为了撰写方便，谭来拟将这些档案借出拿到自己办公室使用几天，同时谭来还要求复印一份2016年公司受到上级表彰的文件原文。

假定你是档案管理员李芸，请根据以上背景，完成档案外借以及复制的工作。

档案的借阅和复印是档案利用的主要内容。一般情

况下，档案以阅览为主，只有在特殊情况下，为了照顾利用者方便，或利用者必须用原件作证据，经领导批准后，档案才可借出。档案复制件一般由管理人员办理，也可经过同意后由利用者自行采用照相机等拍摄。

任务分析

档案部门通过整理、汇集、编写等方式

对现存档案进行信息开发，形成各种专门的参考资料供利用者查询和使用，这种利用方式中，使用者接触的不是档案原件，而是经过整理或开发的信息

档案部门通过向利用者

提供阅览、外借、复制、咨询、证明等服务而为利用者提供档案资料或信息，以满足利用者的需求

间接利用

对现有的档案信息进行分析、组织并向外界提供信息成果。

直接利用

档案利用

档案直接利用的主要形式

提供

档案复制本

举办档案展览

出具档案证明

咨询

服务

阅览

服务

档案外借

三

提供档案利用工作的基本要求

充分了解社会

需求

熟悉馆藏档案

情况

树立良好的服

务意识

培养端正的服

务态度

正确处理

利用和管理的关

系

准确把握档案

开放的界限

比较紧张，也可以在色植物，保持空气档案管理办公室内设清新

立相对独立的区域，

不可将档案库房兼做

阅览室

配置

服务台、阅览桌椅、布告栏、检索工具等设备，还应准备有关的报刊、辞典、手册之类的工具书

制度

阅览室服务人员和利用者共同遵守的规章制度，如《阅览室接待范围》《阅读档案须知》等

地址

一般设在档案室附近，相对独立和安静。如果档案室用房

环境

空间比较宽敞，采光明亮，安静清洁，可放置一些绿

档案阅览室的设置

档案外借的注意事项

借阅期限不能

过长

要进行归档

检查

借阅范围要

明确

阅读场所要

安全

副本

根据利用者的需要，对档案原件进行全文复制，可采用复

印、扫描、拍摄等方法

摘录

根据利用者的需要，选取档案原件的某些部分通过摘抄、

复印等方法进行复制

档案复制的主要形式

借阅人

谭来

联系电话

123456789

借阅时间

2016.5.26

归还时间

批准人

岳爱华

经办人

李芸

案卷或文件题名

档案(案卷)编号

保管期限

份数(页数)

2014年度销售工作总结

XXX

30年

1份8页

2015年度销售工作总结

XXX

30年

1份11页

2016年度销售工作总结

××X

30年

1份15页

借阅目的：

撰写××项目申报书参考

借阅须知：

(1)借出日起三天内归还，最多不得超过一个星期。

(2)不得拆散案卷，抽取卷内文件，不得在案卷上涂改、填注、加字、做记号。

(3)不得损坏、污染案卷。

说明：一式两份，档案归还后，一式退给借阅人，一式档案室留存备查。

任务实施：一、办理档案外借

1.审核借阅申请单

顺序号

借出日期

借阅人(单位)

利用目的

借出案卷

归还案卷

备注

数量(卷)

全宗号

目录号

案卷号

借阅期限

经手人(签字)

日期

签字

01

2016

.5.2

6

销售部

谭来

参考

3份

×

×

××

5天

李芸

任务实施：一、办理档案外借

2.填写档案借出登记表

全宗号

目录号

案卷号

借阅者

借阅时间

到期时间

备注

×X

×X

谭来

2016.5.26

2016.5.31

任务实施：一、办理档案外借

3.设置代卷卡

4.归档检查

申请人

谭来

联系电话经办人

李芸

复制理由

撰写××项目申报书参考

档号

题名

密级

复制份数

备注

××

××市安全生产监督管理局关于表彰2016年安全生产先进单位的决定

无

3

共15页

申请复制形式

提供副本(√)

提供摘录

提供复制

其他形式

申请复制方法

复印(√)

翻拍

扫描

其他方法

批准部门领导人签字

岳爱华

复制人

李芸

备注

顺序号

日期

利用者(单位)

利用目的

全宗号

目录号

案卷号

复制数量

复制方法

批准人

复制人

备注

01

2016.5.26

销售部谭来

参考

×

×

×

×

xx

3份

激光复印

岳爱华

李芸

1.审核档案复制申请单

2.进行复制

3.进行核对

4.做好登记

任务实施：二、制发档案复制件

任务