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档案管理程序

1．目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，

确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续

补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责

公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案

室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统

部自管，档案室提供存放点。使用时，由办公室指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由管理人事事项的部门（即办

公室）自管，办公室负责人指定专人按集中管理、严格保密的原则进

行管理。

3．流程：

3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文

件。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等

具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映

个人基本情况、工作表现的个人资料。、

3.1.5项目档案：即公司各项目活动中产生的具有保留和存查价值的历史记

录，如合同评审记录、项目合同、客户档案、市场调研资料、项目策

划文案等。

3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查

价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户

满意度调查与分析记录等。

3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查

价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪

要等。

3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或

图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

3.2具体管理：

3.2.1立卷归档：

A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制

或修订立卷类目，如企业发展部可制定“项目资料”、“工作日志”等，并将空白的文件清单

置于该类目文件的最前面。

随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清

单。

一个较长时间段或单个项目结束后，对手头上的所有文件进

行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放

文书档案每一年项目档案在财务档案在会声像档

为一个归档周期。项目全部工计年度终了案的归

各部室资料员在作完成后一后，暂由办公档时间

每年的6月底，将个月内归室保管3年后同文书

半年形成的文件档。再存放于图书档案。

整理后向档案室档案室。

移交。

B．要求：

a．各部室向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，

交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清

单）

b.各部室向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接

收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生

霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室