《会务标准化手册》.docx

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内蒙古蒙牛乳业〔集团〕股份

销售治理系统会务标准化手册

销售治理系统行政效劳中心公布

名目

\l“_TOC_250021“一、手册说明 4

\l“_TOC_250020“二、适用范围 4

三、会议类型及职责分工 4

\l“_TOC_250019“〔一〕会议类型 4

〔二〕职责分工 5

1、二级会议 5

3、四级会议 5

4、临时性会议 5

\l“_TOC_250018“四、会议组织标准化流程 6

〔一〕会前工作 6

1、参会人员范围 6

2、会议场所的选定 6

\l“_TOC_250017“3、会议通知的起草 8

\l“_TOC_250016“4、申报会议预算 9

\l“_TOC_250015“5、参会人员确认 10

6、会议设备预备 10

\l“_TOC_250014“7、接站安排 11

8、接待安排 11

9、议程PPT制作 12

\l“_TOC_250013“10、参会资料的预备 12

\l“_TOC_250012“11、茶歇采买 12

\l“_TOC_250011“12、会场布置 13

〔二〕会中工作 14

会议设备保障 14

\l“_TOC_250010“会议签到 15

\l“_TOC_250009“会议报告拷贝 15

\l“_TOC_250008“会议现场秩序维护 16

\l“_TOC_250007“会议记录 16

\l“_TOC_250006“用餐安排 17

茶歇供给 18

\l“_TOC_250005“统计返程信息 19

〔三〕会后工作 20

1、会场整理 20

\l“_TOC_250004“2、送站安排 20

\l“_TOC_250003“3、退房 21

\l“_TOC_250002“4、结帐 21

\l“_TOC_250001“5、费用报销 21

\l“_TOC_250000“6、会议资料的整理及归档工作要求 22

一、手册说明

为适应销售治理系统组织架构下会务治理要求，把握会议效劳的各项流程，更好地为系统各级会议做好治理、服务保障工作，特编写了《销售治理系统会务标准化手册》供大家参考，内容主要包含组织会议中〔会前，会中，会后〕各项标准化工作及相关留意事项。

二、适用范围

本手册适用于销售治理系统二级及以下会议。

三、会议类型及职责分工

〔一〕会议类型

一级会议:定义为集团层面会议。例如集团例会、城市经理人年会；

二级会议:定义为销售系统层面会议。例如季度经营例会、月度重点工作沟通会、决策委员会等；

三级会议:定义为销售系统各中心层面会议。例如各中心月度重点工作沟通会、季度例会等；

四级会议：定义为各中心下属各部门，大区层面会议。例如月度重点工作沟通会、季度例会等。

〔二〕职责分工1、二级会议

销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会副总裁或被授权人为会议主持人；

追踪督办专员为会议承办人；副总裁行政助理为会议记录人。

决策委员会

副总裁或被授权人为会议主持人；会议所在地办公室为承办人；

销售治理系统副总裁行政助理为会议记录人；

追踪督办专员为协调人，负责会议期间相关会务工作的协调。2、三级会议

中心总经理或被授权人为会议主持人；商务专员为承办人；

销售治理系统各中心行政助理为会议记录人。3、四级会议

由各中心下属各部门，各大区自行组织召开。4、临时性会议

指在会议排期外，由各中心临时组织召开的会议，视会

议类型及会议规模沟通确定会议承办人

。

四、会议组织标准化流程

〔一〕会前工作1、参会人员范围

二级会议

销售治理系统季度经营例会

销售治理系统月度重点工作沟通会销售治理系统决策委员会

三级会议

销售治理系统各中心月度重点工作沟通会销售治理系统各中心季度例会

四级会议

销售治理系统各部门月度/季度例会销售治理系统各大区月度/季度例会

临时性会议

各中心、各部门发起的临时性会议2、会议场所的选定

〔1〕在北京召开的会议

原则：在北京召开会议，如公司内部会议室能满足会

议各项需求的状况下，不允许在公司外召开会议。

要求：由通知起草人于会前至少十个工作日在集团OA系统会议治理模会议资源预定一栏，依据会议规模、参会人数及类型预定会议室，并准时与治理员确认订单审批状况。北京厂区全部会议室规模及设备如下：

会议室名称

容纳

人数

硬件配置

可召开会议

类型

治理员

IFC大会议室

20

视频会议

张跃

IFC洽谈室

4

张跃

IFC小会议室

10

张跃

北京二期多功能厅

200

投影仪、幕布、无

网络视频会

张跃

线麦克、视频会议

议现场会议

北京二期二楼大视频会议室