岗位说明书-行政助理.docVIP

职位说明书

职位名称

行政助理

职位隶属部门

综合管理部

职位定员

1人

上级职位名称

行政专员

职位发展方向

行政主管

职位价值

负责公司办公物资、固定资产、等的有效管理，为各部门职员做好行政后勤保障工作以及会议协调及日常办公后勤服务。

工作职责和规范

职责范围

影响程度

关键衡量标准

工作量

简述职责的工作内容

全部、部分、协助

以数量或质量标准体现

占总工作时间的比例（%）

职责一

日常办公、寝室等区域设备设施管理维护

全部

1、负责公司办公区域及办公环境的日常维护检查，协调物业做好日常安保、清洁、整理、维修工作；

2、办公区租赁协调、物业服务协议的签订和跟进，费用支付管理；

3、办公区配套设备设施维护维修衔接，确保办公服务正常运作；

4、负责员工食堂管理，确保食堂保质保量提供饭菜，监控安全、成本；

5、负责与食堂协调临时性就餐事宜；

6、负责员工宿舍管理，做好宿舍与床位的分配，定期组织宿舍安全、卫生检查，协调处理损坏物资的维修尽量提供并改善员工住宿条件。

20%

职责二

会议衔接

全部

1、会议前1小时会议相关配合部门100%通知到位；

2、会议开始前半小时按会议要求准备好会场，失误率为0；

3、会议过程中会议协调与信息传递失误率为0；

4、会后场地及物品恢复原状。

15%

职责三

物资采购与管理

全部

1、25日前对当月所采购办公用品全部录入库存月报表；

2、每月底与财务部对办公用品进行盘点并出报表，做到准确率100%。

3、办公物资的管理做到帐实相

符，及时发放率达100%。

25%

职责四

固定资产管理

全部

1、对符合采购计划要求购回固定资产的登记率达100%，固定资产帐务准确达率100%；

2、对公司达到固定资产条件的办公设施、设备进行登记及调配管理，每半年与财务进行盘点。

20%

职责五

公司级文件传递

全部

1、对各部门提交至公司负责人、综合板块负责人的文件单据进行分类传递登记，对文件的签批流程进行审核，并及时将文件送交公司领导签批；

2、通知各部门领取总经办签批完毕的文件，并做好各类文件的收发记录并整理归档以备查；

3、对公司级的收发文号进行管理审核，并及时归档（例：XXXX公司发、XXXX公司综合发等）；对审批后的合同及文件在分发前进行统一编号及存档；

4、对外来文件进行识别、送签、传阅、存档，并对有送签处理的外来文件形成汇总一览表。

10%

职责六

其他

部分

1、及时对各种接待、活动物资的及时到位率达100%；职员提出的后勤问题当天回复，并在回复时间内解决。

2、做好日常办公服务，并完成领导交办的其他事物。

10%

岗位任职要求

具体项目

最低任职要求

教育程度及专业

本科及以上学历，文秘或管理类专业优先。

相关工作经验

一年以上行政、人事、文秘等相关工作经验。

岗位专业知识及技能

具备较强的写作能力、行政管理经验；

熟练使用MSOFFICE等办公软件、较强的采集信息能力；

3、具备速记能力者优先。

岗位职业道德要求

亲和力较强、善于人际沟通、做事细心、具有较强的原则性、责任心较强

工作环境

工作场所

办公室

工作时间特征

行政班

使用工具与设备

电脑、打印机、复印机

备注：1、影响程度：指本职位对每项职责根据承担责任的大小或角色分配的不同,分为：全部、部分、协助三类。

2、关键衡量标准：指对每项职责或工作任务的关键考核标准。

3、以岗位为填写单位，同一部门同一岗位只需综合填写一份岗位说明书。