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2010-12-0314:19

采购业务流程及管理制度（试行）

总则

第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款

环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，

特制定此制度。

第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职

务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的

业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条采购部门的划分

（一）生产原材料采购：由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购

作业。

第四条采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有

利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事

先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应

商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商

陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不

予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负

全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第五条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电

话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单

中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到采购“申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并

参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行

产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采

购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采

购程序优先办理。

具体实施细则

第六条采购报销流程图

第七条请购与采购

（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一

联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，

交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。

（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由

采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的采购“申请单”

（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商

后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。

（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购

部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员

（以备验收）。

第八条验收与入库

（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库

前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、

规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格

后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，

作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。

（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，

入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入

库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。

第九条付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提