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采购管理之采购流程与采购成本分析

众所周知，公司的根本目标是追求利润最大化。增加利

润的方法之一就是增加销售额。假设某公司购进50000元的

原材料，加工成本为50000元，若销售利润为10000元，

需实现销售额110000元。假如将销售利润提高到15000

元而利润率不变，那么销售额就需实现165000元。这意味

着公司的销售能力必需提高50%，这是特别困难的。还有一

种方法也可实现，假定加工成本不变，可以通过有效的选购

管理使原材料只花费45000元，节余的5000元就直接转化

为利润，从而在110000元的销售额上把利润提高到15000

元。

上面的案例说明白良好的选购将直接增加公司利润和

价值，有利于公司在市场竞争中赢得优势。选购管理涉及内

容繁杂，本文主要从制定选购计划、选购过程管理、选购成

本分析、选购安全和保密等方面对选购管理加以探讨。

制定选购计划

1、制造、选购分析

一般而言，在选购之前首先要做制造、选购分析，以打

算是否要选购、怎样选购、选购什么、选购多少以及何时选

购等。在制造、选购分析中，主要对选购可能发生的直接成

本、间接成本、自行制造能力、选购评标能力等进行分析比

较，并打算是否从单一的供应商或从多个供应商选购所需的

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全部或部分货物和服务，或者不从外部选购而自行制造。

2、合同类型的选择

当打算需要选购时，合同类型的选择成为买卖双方关注

的焦点，因为不同的合同类型打算了风险在买方和卖方之间

安排。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护

对项目经济、高效执行的嘉奖；卖方的目标是把风险降到最

低，同时使利润最大化。常见的合同可分为以下5种。不同

合同类型适用于不同的情形，买方可依据详细状况进行选择。

一般来说，其适用状况如下：

成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于掌握成

本，目前很少采用。

成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。

成本加嘉奖费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开

发和试验要求多的合同。

固定价格加嘉奖费用（FPI）合同：长期的高价值合同。

固定总价（FFP）合同：买方易于掌握总成本，风险最

小；卖方风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。

3、选购计划编制

依据制造、选购分析的结果和所选择的合同类型编制选

购计划，说明如何对选购过程进行管理。详细包括：合同类

型、组织选购的人员、管理潜在的供应商、编制选购文档、

制定评价标准等。依据项目需要，选购管理计划可以是正式、

具体的，也可以是非正式、概括的。

选购过程管理

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1、询价（Solicitation）

询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的

信息，该过程的专业术语叫供方资格确认

（SourceQualification）。获取信息的渠道有：招标公告、

行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、商定专家拟定可能

的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

2、供方选择（SourceSelection）

这个阶段依据既定的评价标准选择一个承包商。评价方

法有以下几种：

合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议

标”。

加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低

程度。这种方式也叫“综合评标法”。

筛选方法：为一个或多个评价标精确定最低限度履行要

求。如最低价格法。

独立估算：选购组织自己编制“标底”，作为与卖方的

建议比较的参考点。

一般状况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选

定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。

3、合同管理

合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包

括以下几个层次的集成和协调。

1）授权承包商在适当的时间进行工作。

2）监控承包商成本、进度计划和技术绩效。