会议流程 会议前期准备工作 会议期间工作 会议后续工作.pdfVIP

一、会议前准备工作

1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参

会人员签到表、会议议程、桌签、餐券、参会证、活动背景图、会议

资料、指引牌、签到处。

2、会前准备工作流程

2.1、会议的计划：

（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。

（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、

召开时间、需用时间、地点、议程等。

（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘

书处或筹备委员会。

2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。

（1）议程表。将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，

编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。

（2）日程表与作息时间表。

2.3、会议成本预算。会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通

费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。

2.4、准备会议资料。

（1）开幕词、工作报告、发言稿等

（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议

程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住

房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

2.5、发送会议通知及接受回执。

（1）会议通知：

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，

对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定

的双重方式。

（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7

天以上并附回执。回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑

和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：

(1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。

按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。

(2)主席台席位。第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位

-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在

席位前放置姓名桌签，便于按位入座。

(3)会场设施。会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、

录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇

或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、

调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

2.7、其他准备

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护

人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备

宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安

排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好

准备。

二、会议期间工作

1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。

2、会议期间的工作流程

2.1、如需接站可在机场、车站等处，派专人、专车分批分时

段按要求接站。

2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人

员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会

务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相

关安排等工作。

2.3、会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台

／幻灯机／投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。

2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议

资料。

2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮

水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。

2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会

代表的人、财、物等安全工作。

2.7、协调会议期间的交通工具的安排。

2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持

联系，出现突发事件能以最短的时间解决。

二、会议后续工作

1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总

结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

2、会议后的工作流程

2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准

确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

表明下次会议的日期和时间。

2.2、会议的总结、评估、会议代表的意