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英国的秘书与秘书工作

英国的秘书与秘书工作

发达国家英国的秘书与秘书工作，与其语言和种族本属同一沿革

历程的美国相比，确迥然有异，大相径庭。表现在英国的秘书与秘书

工作之政治性较美国突出鲜明。英国的秘书工作范围，秘书自身知

识、能力等结构，有其突出的特点。英语中秘书一词，来自拉丁语。

在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信，处理机密或秘密紧

要问题的高级官阶的人。今天西方秘书的种种工作虽有发展变化，而

机密和通信技能的原始概念，却依然保持，同这种职务有最基本的传

统关联。秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：

秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关

系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的

人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官

员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的

秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工

作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大

臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。就英国高级官员和

国家的秘书而言，英国内阁办公厅及议会下院的办事机构，均设有秘

书机构，不仅为内阁服务，还为内阁委员服务，如为委员安排议事日

程、起草决议等，在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别

会议服务。英国议会下院设议长办事处，下设四个办公室，即议长办

公室，秘书主要负责处理议长的公文和信件，协助议长们进行社交和

工作方面的联系；官方报告办公室，主要负责《下院每周议事录》的

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印发工作；决议事宜办公室，主要负责向议员发送一切有关议会的文

件；供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。英

国下院设事务处，主管下院重要事务。事务处下设一处五室，即：

会议秘书处，主要负责处理议员对大臣提出质询的通知，并准备

一览表，列出大臣们答复质询的日程；委员会办公室，负责给常设委

员和特别委员配备人员；公议案办公室，负责下院的公议案程序和财

政程序方面的事务；议事记录办公室，负责编辑《下院每周议事

录》、《决议事项与会议记录》等项工作。英国国家秘书既为官职，

可分两类：

一类是政务官，一类是事务官。前者是如上所举的政府成员，由

他们决定政府政策，共同对议会负责，皆与内阁共进退；后者则为政

务次长以下的各级官员，其任务是处理政府事务，如收税、会计、管

理教育、卫生以及办理文书等项工作。从事管理这些事务的宫员，被

称为事务官员。英国的事务官员较多，超过万人，其中普通行政人员

约万人，实业人员一万人，他们都在政府各部会的政务官员领导下也

行管理，但与内阁的进退无关。他们的职业是非政治性的，是永久性

的。英国政府中的普通行政人员分为四级：

一是行政级，包括上述各部常务次长、次长、司长、副司长、助

理司长，下至科长、副科长等，其职务为辅助大臣和协助机关制定、

草拟政策，联系与协调各级工作，改进机关组织与工作方法，负责机

关内行政人员的考核与监督。

二是非行政级，这一级为文官的中下层干部，其职务是对次要提

案进行初步审查分析，对不重要的事务进行直接指导，以及解决、处

理公务中所引起的问题，负责主持次要工作的进行等等。

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三是文书或办事员级，其主要任务是按一定法规、指示，处理特

定事务，按规定格式准确记录，回答问题及统计资料，做简单的文书

起草工作，搜集、提供和保存资料，作为上级处理工作的依据。

四是打字、文书和计算机操作级，此类人员大部分为妇女，地位

为雇员，主要做誉写、打字、计算机统计、接电话等工作。由以上所

述，明确看出，英国的政务官与事务官，官职是称谓，从事秘书工作

是实质。换言之，这四类行政人员的工作，大致包括了英国的实际秘

书工作，英国的全部秘书工作或秘书职责尽然归属于上述内涵。英国

的秘书三个不同的醒目之处：

（一）制定政策的常务秘书英国制定国家政策，是由名高级同僚

组成的内阁决定。内阁之下分设各部门委员会，在制定政策的时候起

关键性作用。每一部门委员会的大臣首先负责提出他所管辖范围的有

关政策，但在提出政策之前，内阁大臣必须广泛听取专家的意见，首

先是常务秘书的意见。常务秘书的传统作用，是收集并整理