公司物业管理风险内控制度防控规则.docx

公司物业管理风险内控制度防控规则

1适用范围

本管理文件适用于公司范围内物业管理风险的防控。

2风险描述

2.1运营风险

(1)因物业管理工作不到位、导致物业服务工作出现失误；

(2)因物业管理工作流程和控制点设计不合理，可能出现差错；

(3)因物业管理不严，可能削弱控制能力，可能造成设备损坏；

(4)因违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

2.2法律风险

(1)由于协议、合同中相关条款不符合国家法律法规或存在纰漏，导致内容无效，可能造成企业损失；

(2)管理行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

2.3财务风险

(1)物业核算遗漏，造成信息不完整；

(2)物业核算不规范，造成财务信息不真实。

3相关制度、规范、细则

文件名称

XX建设工程公司天航局大厦管理规定

总则；2.出入及着装管理；3.办公及公共区域管理；4.会议室管理；5.用餐管理；6.节能管理；7.节假日期间安全保卫工作；8.环境卫生管理；9.大厦停车管理；10.附则

文件名称

XX建设工程公司食品安全管理办法

总则；2.管理机构和职责；3.环境卫生管理；4.从业人员管理；5.餐具清洗消毒管理；6.食品采购储存管理；7.食品加工制作管理；8.奖惩办法；9.附则

文件名称

天航局大厦节约用电、用水规定

总则；2.部门管理；3.会议室管理；4.物业管理；5.其它事项

文件名称

天航局大厦消防应急预案

总则；2.危害程度分析；3.组织机构及职责；4.现场处置方案；5.工作人员疏散方案；6.灾后处理工作；7.附则

文件名称

天航局大厦员工食物中毒应急预案

目的；2.流程；3.领导小组；4.人员救治；5.协助调查；6.责任承担；7.总结报告

4业务流程

4.1物业管理业务流程图

5风险防控关键点描述及操作规程

风险防控关键点、风险描述、主责部门及防控操作规则

风险防控关键点

风险描述

责任

部门

操作规程

立项

物业公司甄选失误，物业公司管理失误造成损失可能。物业公司甄选和、选择的失误。

办公室

(1)物业公司资质符合国家政策、公司发展战略需要；(2)对被选用公司进行资信调查和实地考察；(3)物业管理方案由市场投资部、财务部、会签；(5)批复报总经理或董事长批准。

可行性分析

项目可行性分析不当，造成决策失误、损失。对被选择公司没有恰当评估。

办公室

(1)调查物业合作单位的企业规模、行业前景，社会信用等；(2)调查被用公司的基本情况包括:行业的状况及国家政策等；(3)编制可行性研究报告，报告必须包括：合作单位概况、服务内容、市场分析、风险分析等。

商签物业合同

在谈判时考虑问题不充分，签订合同中存在法律漏洞，导致运作风险。谈判和谈判后签订的合同不科学会出现差错、舞弊。

办公室

(1)与物业公司方谈判至少两人以上；(2)有利害关系的人员实行回避；(3)合同应征求总法律顾问、法律部的意见，并进行合同会签；

(4)必要时办理合同公证。

实施监督检查

服务标准低而且不能改进，甚至出现损失不能及时阻止。服务水平低

办公室

(1)拟定评估工作规范；(2)起草评估工作计划；(3)组织评估工作，编写评估报告；(4)起草评估报告，报告必须包括以下内容：①项目概况；②服务效果评估：对照可行性研究报告所定目标，按成功、基本成功、尚可挽救、失败四类作出判断。③小结。分析主客观原因，总结经验教训，并提出改进意见。

6风险预警

6.1预警等级

按照物业管理风险对公司的影响程度的高低把风险分为红色、橙色、黄色、蓝色四个预警等级，其中蓝色等级表示对物业管理处于相对安全情形，红色、橙色、黄色三个预警等级按下列情形发布相应警示：

序号

预警指标

红色预警指标值

橙色预警指标值

黄色预警指标值

1

物业管理发生重大事故隐患

重大隐患发生范围广，影响程度高，涉及金额大

隐患发生范围较广，影响程度较高，涉及金额较大

隐患发生在一定范围内，影响程度不大，涉及金额较小

6.2预警报告

预警等级

报告人

报告时间

报告内容

报告路线

红色预警

办公室

情况发生或获取信息的2小时内

问题发生的原因、既成的事实或可能会发生的事实、可预见的损失

向风险管理委员会(办公室)报告，由其视情况向董事会报告。

橙色预警

情况发生或获取信息的2小时内

向风险管理委员会(办公室)报告，由其视情况向董事会报告。

黄色预警

情况发生或获取信息的一个工作日内；每次问题处理完毕后，在一周内。

向风险管理委员会(办公室)报告。

6.3预警反应

(1)出现预警后，相关责任人代表公司与物业服务合作方沟通后启动相应风险防控预案。

(2)办公室物业岗位人员及时对预警信息分析整理，并出具预警风险初步调查报告。

(3)在初步调查过程中，发现新情况需