公司物业管理业务流程风险防控关键点及风险预警.docx

公司物业管理业务流程风险防控关键点及风险预警

1物业管理业务流程图

2风险防控关键点描述及操作规程

风险防控关键点

风险描述

责任

部门

操作规程

立项

物业公司甄选失误，物业公司管理失误造成损失可能。物业公司甄选和、选择的失误。

办公室

(1)物业公司资质符合国家政策、公司发展战略需要；(2)对被选用公司进行资信调查和实地考察；(3)物业管理方案由市场投资部、财务部、会签；(5)批复报总经理或董事长批准。

可行性分析

项目可行性分析不当，造成决策失误、损失。对被选择公司没有恰当评估。

办公室

(1)调查物业合作单位的企业规模、行业前景，社会信用等；(2)调查被用公司的基本情况包括:行业的状况及国家政策等；(3)编制可行性研究报告，报告必须包括：合作单位概况、服务内容、市场分析、风险分析等。

商签物业合同

在谈判时考虑问题不充分，签订合同中存在法律漏洞，导致运作风险。谈判和谈判后签订的合同不科学会出现差错、舞弊。

办公室

(1)与物业公司方谈判至少两人以上；(2)有利害关系的人员实行回避；(3)合同应征求总法律顾问、法律部的意见，并进行合同会签；

(4)必要时办理合同公证。

实施监督检查

服务标准低而且不能改进，甚至出现损失不能及时阻止。服务水平低

办公室

(1)拟定评估工作规范；(2)起草评估工作计划；(3)组织评估工作，编写评估报告；(4)起草评估报告，报告必须包括以下内容：①项目概况；②服务效果评估：对照可行性研究报告所定目标，按成功、基本成功、尚可挽救、失败四类作出判断。③小结。分析主客观原因，总结经验教训，并提出改进意见。

3风险预警

3.1预警等级

按照物业管理风险对公司的影响程度的高低把风险分为红色、橙色、黄色、蓝色四个预警等级，其中蓝色等级表示对物业管理处于相对安全情形，红色、橙色、黄色三个预警等级按下列情形发布相应警示：

序号

预警指标

红色预警指标值

橙色预警指标值

黄色预警指标值

1

物业管理发生重大事故隐患

重大隐患发生范围广，影响程度高，涉及金额大

隐患发生范围较广，影响程度较高，涉及金额较大

隐患发生在一定范围内，影响程度不大，涉及金额较小

3.2预警报告

预警等级

报告人

报告时间

报告内容

报告路线

红色预警

办公室

情况发生或获取信息的2小时内

问题发生的原因、既成的事实或可能会发生的事实、可预见的损失

向风险管理委员会(办公室)报告，由其视情况向董事会报告。

橙色预警

情况发生或获取信息的2小时内

向风险管理委员会(办公室)报告，由其视情况向董事会报告。

黄色预警

情况发生或获取信息的一个工作日内；每次问题处理完毕后，在一周内。

向风险管理委员会(办公室)报告。

3.3预警反应

(1)出现预警后，相关责任人代表公司与物业服务合作方沟通后启动相应风险防控预案。

(2)办公室物业岗位人员及时对预警信息分析整理，并出具预警风险初步调查报告。

(3)在初步调查过程中，发现新情况需上升预警等级的，与相关责任人沟通、启动相应预警应急预案，并及时进行报告。

(4)相关调查、评估或检查完成后，办公室出具预警处理报告，相关预警排除或进入相关处理环节。

预警处理报告应包含预警信息出现的成因、相关调查、评估或检查的过程、发现的问题、处理措施、处理结果、企业的整改情况、事件潜在或间接的危害、对本次预警有效性的评价等内容。

3.4预警后期处置及日常管理

(1)物业管理风险或其预警中暴露出来的问题，及时处理，及时总结，避免可控风险的再次发生，减少不可控风险的损失。

(2)对出现红色、橙色、黄色预警所列示的各种情况有意隐瞒或拖延上报的，一经发现，将对负责人进行处罚。

(3)公司内部风险预警报告内容要严格保密，任何人不得随意对外泄露。如有泄露，对公司产生不良后果，应追究泄密者责任，并按公司保密制度进行处理。

(4)风险管理应建立连接上下级、各部门的风险管理信息沟通渠道，确保信息沟通的及时、准确、完整。

(5)应对风险管理信息实行动态管理，定期或不定期实施风险识别、分析、评价，以便对新的风险和原有风险的变化重新评估。