甲供物资管理及验收作业指引.doc

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甲供物资管理及验收作业指引

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流程目的

规范公司甲供物资设备的采购管理工作，保证甲供物资的质量、数量、供应时间满足合同约定，加强物资设备材料采购及使用过程中的管理，合理控制物资的损耗率，降低公司运营风险。

适用范围

适用于公司所开发项目所需的物资设备采购供应及验收等管理工作。

术语/定义

甲供物资范围包括甲供材料、设备。

甲供材料、设备：是指公司为开发项目采购的建筑材料、装饰性材料、设备和机电设备等物资。

职责规划

合约管理部

负责超出合同的采购计划管理；

根据需要参与甲供材料设备的现场验收工作；

审核甲供物资材料/设备款支付；

审核变更造价；

负责甲供物资材料的结算；

负责供应商的履约后评估管理。

设计管理部

参与涉及观感方面的现场材料/设备验收；

负责涉及甲供物资的设计变更管理工作。

项目总经理/项目部

建立现场材料设备样板库，管理材料设备样品；

审定承包商甲供物资材料使用申请，向供应商下达合同内的采购计划；

督促供应商准确及时到货，协调承包商安排现场仓储；

组织甲供物资材料/设备现场验收；

建立材料设备台帐；

发起工程采购合同的付款申请；

协助工程采购合同的结算；

负责甲供物资供方的履约中评估工作。

工程管理部

负责甲供材料的抽检工作。

财务部

负责审核工程采购合同付款；

协助工程采购合同的结算。

关键活动描述

材料设备样板管理

项目部在项目现场设立材料设备样板库，存放本项目的材料设备样板，详见《材料设备样板目录》。

项目部根据需要可要求供应商在供货前按照已封存样板，提供供货样板，如建筑饰面材料、瓷砖、地板、水暖装饰件、五金的主要品种物资。

项目部、设计管理部（项目部要求时）对供货样板的质量、技术参数及款式进行审核，经审核符合要求方可供货。

项目部负责将已确认的供应商供货样板作为材料设备验收的依据封存到样板库房。

材料设备采购计划

项目部依据项目施工进度计划及材料/设备的供货周期，提前组织承包商/分包商编制甲供物资材料使用计划，由承包商/分包商项目经理签发，报监理单位、项目部工程经理审核。此计划同时在合约管理部留存备档。

甲供物资材料使用计划提交时间不应影响甲供物资采购及工程计划节点，总承包商应进场后一个月内完成。当计划发生变化时，项目部须及时修订甲供物资材料使用计划，并对修订后的计划以书面形式通知承包商，并抄送合约管理部。

承包商须对其提出的物资需求数量的准确性负责。因数量不准造成物资过剩的，如采购合同未作规定，则项目部不负责剩余物资退货；造成物资供应不足的，承包商可继续向项目部申报需求计划（填写《甲供物资材料使用申请表》），但因物资供应延迟导致分判工程工期延误或因不同批次产品存在色差等原因的责任由承包商承担。

需多次进货的物资材料，承包商每次进货前需填写《甲供物资材料使用申请表》，经承包方项目经理、监理工程师、项目工程师、现场QS审核确认。

合同计划内的物资材料计划由项目工程师填写《材料设备采购通知单》，报项目工程经理审批后，下发给材料供应商。超出合同计划的由合约管理部采购主管与供应商协商，数量差额不大的由合约管理部采购主管向供应商发出《材料设备采购通知单》，最后按实际供货数量结算，差额较大的需补签协议后继续由项目部执行采购。

因变更导致物资用量增减的，承包商应在收到变更指示后及时向项目部发出物资需求增减请示，延误责任依据相应合同条款执行。

到货准备

承包商进场时应提交《材料领取授权委托书》，明确甲供材料接收人员姓名、职务、联系方式、签名式样或承包商项目部印章式样。

供应商应在首批物资到货前一周通知项目部，项目部安排承包单位及时准备仓储场所。对仓储条件有特殊要求的，总承包商应配合完成，项目部监督工作完成情况。

卸货、看管

除供应商负责安装的物资以外，如分判工程合同和采购合同未作规定，则甲供材料及设备由供应商卸货。

建筑装饰性材料及设备的卸货责任包括用人力将物资运输车辆，转运至仓储场所或项目部指定地点，堆放整齐或安放牢固。机电设备供应前卸货责任包括用人力或机械辅助手段将物资运输车辆、转运至项目部指定的位置（包括露天场地和仓储场所）、堆放整齐或安放牢固，不负责二次转运。

材料设备验收

供货商在货到前通知项目部，项目部在接到通知后组织监理单位、承包商、合约管理部（第一批次）等参与到货验收。

验收过程中，监理单位负责按供货合同（如有供货样板则对照样本）验收质量及对其型号、规格等参数进行审核，承包商负责检查其外观质量、数量并接收，验收合格后由参与人员在《甲供材料验收移交表》上会签。记录单一式五联，分别为监理、项目部、承包商各执一份，材料供货商留存两份以办理结算所需。

对于材料供