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档案管理软件在办公自动化中的应用

【摘要】本文首先说明了使用档案管理软件的趋势和必要性，

接着结合实例阐述了软件在具体实例中的应用，最后阐述了实用软

件的注意事项。

【关键词】档案管理；软件；实例应用

0引言

随着计算机技术的不断发展和普及，我国的各个企事业单位在其

日常办公中的信息管理、物料管理以及财务管理等工作均实现了办

公自动化，同时计算机技术也为档案及资料的管理提供了便捷的

手段。办公自动化使得企事业单位日常档案的生成方式发生较为明

显的变化，单位日常的文件起草、签发以及归档都通过计算机及通

信网络来完成，而实现档案自动化管理的前提条件必须是档案的本

身需要以机读文件的形式存在，这与传统的纸质档案的应用方式具

有明显的差异。这种变化预示着档案管理将面向更多的以机读形式

磁盘为载体的档案，这对档案的收集和整理等一系列环节产生了重

大的影响[1]。

在工作人员采用管理软件实际进行案卷和文件级信息录入过程

中会遇到许多具体问题，工作人员既要发挥该软件的灵活特点，又

要做到活而不乱。遵循档案工作基本规律，充分考虑本单位档案工

作特点，这样才能充分发挥该软件的优势，使其真正成为档案工作

的好帮手[2]。采用哪种档案管理软件，对于档案管理有着比较大

的影响。优秀的管理软件不仅能降低管理人员的工作量，同时还能

降低在档案管理过程中出现的偏差，不仅便于信息的录入同时还方

便日常工作中对于档案信息的查询和传送，下面以我校使用的世纪

科怡软件为例，谈谈使用心得。

1采用科怡软件进行档案管理的实践

以公司的会议记录为例，具体阐述使用该软件进行档案管理的过

程。首先，要录入需存储记录的题名，会议记录必须书写本次会议

的议题和会议的名称，发言领导的姓名和发言稿的标题，录入时必

须在软件内写明会议的案卷，通过案卷的名称与其他数据进行区

别；第二，录入文件的编号，如果是一个单位的整体档案管理，即

可根据单位约定俗成的数字或者英语编号进行录入；如果是不同部

门采用单位服务器，则需要在文件的编号前书写本部门的名称，然

后按照部门内部约定的数据编号进行录入；第三，主题词的录入，

主题词是他人对文件检索时的关键信息，系统在检索的情况下默认

根据主题词进行检索，如果录入的档案原文件上标有主题词但是与

系统默认的主动检索主题词不相符合，那么使用人员进行修改使得

检索的主题词与文件的主题词相同；第四，日期的录入，日期是档

案归档的重要依据，软件的日期采用下拉列表的方式，录入者需要

按照软件的规定进行同一日期格式的录入，文件的起止时间要采用

连续的八位阿拉伯数字，单月份或单日期应在其前面加0，以保证

时间的标准化格式；第五，案卷号的变更，系统默认档案的案卷号

在超过1000卷的时候就要重新归零统计，这就经常会出现案卷号

重复的情况，使得录入和检索都出现困难，录入者在进行案卷号

管理时一定要注意编码，在出现系统归零之前重新定义，保证信息

不会出现重复；第六，备注项管理，备注项是对于档案特殊说明的

内容，特别是一些特殊情况的档案需要添加备注项进行说明，因此

在档案进入系统前要区分档案的级别和特点，特殊的档案必须添加

备注项以示区别，作为日后检索的需要。

2注意事项说明

虽然科怡软件使用非常方便，但是在软件使用前和使用的过程

中，还有几项需要注意的环节：

2.1使用前需要进行相关设置

软件在计算机上安装之后，在第一次使用前需要进行全宗设置，

输入全宗号及全宗的名称；如遇变动情况，可以在系统维护的选项

的全宗管理栏对内容进行编辑修改；设置完成后采用传统的档案分

类模式将档案编织成树形结构列表，且每一大类的序列号应该保

持一样，日后可通过大类的分类号进行查询。

2.2子档案类别名称须标明

企事业单位的档案具有不同的形式和设计的方面，有的是图片类

的，有的是冠以科技信息的，有的则是企业会议的记录等等。录入

者在进行数据输入之前，首先要了解单位档案的主要类型，按照档

案的类型对档案的门类进行定义，根据定义的门类对档案进行有

区别存储，做到每种类型的档案在相同的门类下；如果遇到新的门

类，则可通过增加档案的门类名称进行扩充。

2.3档案号格式的定义

每一份档案都需要标准且唯一的格式同其他文件进行区分，因此

档案号必须注明格式，一般按照全宗号—组卷日期—分类号—保管

期限—卷号—页码来进行保存；同时还要定义清每一项的长度，一

般来说需采用系统规定的标准长度即可。

2.4数据的