办公自动化完整版.doc

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第一章

办公自动化概述

一、办公自动化定义

1985年，我国第一次OA规划讨论会给出定义：“办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。”

特点

办公自动化是一门综合性的技术。

服务的对象是办公室工作，信息加工和处理是整个办公活动中的主要业务特征。设备和技术是重要的条件，而人是决定因素。

办公自动化最终的目的是提高办公工作的质量和效率，促使办公工作规范化、制度化，并延伸办公的时空，提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多有关、有用和有效的信息以及决策方案。

要素

办公人员：领导决策人员、专业管理人员、辅助工作人员；办公机构；办公制度；办公技术工具；办公信息；办公环境。

四、目标：办公自动化系统的最终目标就是为了最大限度地提高办公效率和办公质量以及改善工作环境。

五、系统功能：文字处理；数据处理；语音处理；图形和图象处理；通信功能；文件处理；工作日程管理；行文办理

六、层次模型

事务型OA系统：包括基本办公事务处理系统和机关行政事物处理系统。

管理型OA系统：增加了完成本部门工作所需的信息管理系统（MIS）功能。

决策型OA系统：既包含了事务型和管理型OA系统的功能，还应具有复杂辅助觉得的功能。

现代办公技术工具

计算机：主机；外部设备

其他办公自动化设备：打印机、复印机、扫描仪、传真机、数码相机……

计算机速记的定义、分类和发展

一、定义和特点

计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。特点：速度快、强度低、效率高

二、分类和发展

专用键盘速录机速记（亚伟中文速录机）；计算机自动语音识别速记（IBM的ViaVoice系统）；手写速记的计算机联机识别（正在从事计算机手写速记符号识别系统的专门研究）

1994年，我国自主研发的专用键盘速录机设备——亚伟中文速录机研制成功，标志着我国专用键盘速录机速记技术的诞生。

专用键盘速录机的原理和特点

原理：中文速录机采用左右对称的专用键盘，突破了传统标准键盘一次一指击一键的工作方式，要求多个手指将组成编码的多个键同时按下，一次即可完成两个编码的录人，即“双手多键并击”。

特点：速录机的长时间工作速度可达到230字/分，速录机既能“听打”又能“看打”和“想打”。速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本；能做到“会议毕、文稿出”。

第二章办公用品与设备的使用和管理

一、库存定义

最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。它能使资金不被过多地浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用，不会因为长期存储而过期作废。

最小量库存是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。要有一个重新订购线，以提醒购买者进行重新订购。

重新订购线：这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：

日用量×运送时间+最小量库存

二、库存控制概述

库存控制，是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济合理的水平上。库存控制是使用控制库存的方法，得到更高的盈利的商业手段。

库存控制要考虑下边几个方面，销量，到货周期，采购周期,特殊季节特殊需求等等。

库存需要控制利用信息化手段，每次进货都记录下来，要有盘库功能，库存的价值与市场同步涨跌，要有生产计划，根据生产计划和采购周期安排采购。进行单件成本核算，节约奖励，对供货商进行管理，价格和服务，均衡采购，保持大家的竞争才能得到优质的服务和低廉的价格。

三、库存控制的作用

精确库存数量并防止被盗；确保所需物品的充分供应；将库存物品所占的空间减到最小；

避免物品被破坏或者因过期而作废

四、库存控制的必要性（见作业一的第一大题）

发放办公用品

一、常用办公用品介绍

办公室中的常用办公用品主要有5类：纸簿类；笔尺类；装订类；归档用品；办公设备专用易耗品

办公用品的发放程序（见作业一的第二大题）

三、节约使用办公用品的措施

复印机：填写申请表；发复印卡