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公司质量管理体系审核记录中普遍存在的问题
由于公司内审员都是兼职身份,平常各自工作繁忙,对质量审核工作接触、了解
不多,往往也就是在每年一次的公司质量管理体系内审中才会编制检查表,记录审核
情况,因此难免会因不熟悉标准条款要求,现场取证经验不足,在审核技巧或现场把
握能力等方面存在一些问题。从公司近几年质量体系内审的审核记录来看,主要存在
以下几个方面的问题:
1、记录内容与标准条款要求有所偏离,不够准确。如:内部沟通”的审核,常见
记录内容是经常沟通,非常有效”。
2、记录内容有判断无事实,即记录中有明确的符合要求”的结论,但无事实依据。
XXX
如:职责、权限的划分”审核,记录内容是问,回答正确。”答的是什么却无从知晓,
根本无法判定是否符合标准要求。
3、记录过于简单,缺少实际内容,无法作为认证决定的依据。如:顾客满意”
的审核,记录内容是有采集记录及分析结果,需提交公司领导。”
二、审核记录的作用
根据国标中质量管理相关标准的阐述,审核记录的作用可概括为记录审核证据、
记录审核发现、为审核结论和认证决定提供支持依据三个方面。因此,要满足以上要
求,审核记录应包括足够的细节,使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况,判
断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其
支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据,用以支
持认证决定的判断。
在审核工作中,按照每一次的审核计划,审核总体时间是一定的,审核记录占用
时间的多少会直接影响到其它审核活动的时间用量。作为审核员,只有明确了审核记
录的作用,才能更好地把握审核记录的详略程度,从而找到审核记录与其它审核活动
的时间平衡点,切实提高现场审核的有效性和效率。
三、审核记录的记录原则
从审核记录的作用,我们可知审核记录应表述审核证据和审核发现。但审核证据
如何界定?审核证据和审核发现又该记到什么程度呢?在每一次的审核
中,我们会接触到大量的信息。许多信息与审核目的、范围、准则有关,但也有的信
息与审核目的、范围、准则无关,后者不是审核证据,前者如果未经证实也不是审核
证据,凡是不属于审核证据的信息则是不需要记录的。因此,审核证据
和审核发现的记录应坚持以下原则:
1、反映抽样量。审核是通过适当的抽样进行的,比如抽查了多少文件、记录,观察
了多少活动、产品实物、工作现场等。适当的抽样,就是审核所获得的样本
量对总体应有一定代表性。抽样量太少,则不具备代表性或可信度不高。为表明抽样
量对审核结论和认证决定的支持,审核员在现场审核时应首先询问抽样对象在审核期
内的总量,再根据3%-5%的贯例决定抽样量,并在审核记录中详细记录,以明确反映
审核抽样的情况。
2、有可重现、可追溯性。证据的一个重要属性是真实”性,审核记录所反映的审
核证据必须是真实存在的,具有可重现性,如果由他人重新审核,完全可再次查到。
因此,审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时,要记下有关人员的姓
;;
名、所属部门审核文件、记录时,要记下有关文件名称、记录的编号检查仪器、设
/
备时,要记下有关仪器、设备的编码编号。
3、要适度简明扼要。实际审核经验告诉我们,现场审核必须严格控制记录的时间,
以便能利用更多的时间来进行审核调查。
四、审核记录的一些具体方法
在审核工作中,通常运用问、查、看”的方式进行审核。对照不同方式,结合以
往的审核经历,笔者大致总结、归纳出一些通用的记录方法。
(一)通过询问、交谈方式进行审核的记录方法:
1、记录回答、交谈者的姓名、职务和所属部门(审核证据)
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