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高校基建办公室行政管理的工作思考分析

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柯柳玉

摘要：高等院校的基建处主要负责学校内的基本建设和专项维修任务，其工作的任一环节都需具备技术性、时效性、程序性、安全性、可控性等特殊性质，基建处的这种特殊性必然决定基建办公室的特殊性。基建办公室负责的工作内容较为广泛，并且关系着学校的建设与修缮工作，所以基建办公室是学校众多行政管理部门中较为特殊的一个部门，在学校管理工作中占据着重要的地位和作用。因此，各大高校一直高度关注着基建办公室的工作情况和工作效果。文章便围绕着基建办公室的工作特点和工作问题，对高校基建办公室日常的行政管理工作展开了分析和思考，总结出一些有利于提升高校基建办公室行政管理水平的实质性建议。

关键词：高等院校;基建办公室;行政管理;工作建议

高校基建办公室除常规的行政办公外主要还承担了高校發展中的各种基本建设与专项修缮工程的前期筹备工作、后期各种款项的拨付手续及档案的管理等，对保障高校的可持续发展有着巨大作用。基建办公室的日常工作具有较强的任务性，非常注重完成工作任务的时效性，完成过程的安全性与程序性。由于基建办公室的工作任务常常会涉及到高校内部的一些重大建设项目，因而会触及大额资金的使用问题，所以，这一部门的可控性和风险防范能力是校方极为重视的。基建办公室自身工作内容的特点，决定了其自身管理的特殊性。因此，高校基建办公室开展行政管理工作要全面的考虑自身的特殊性，进而不断优化其行政管理的具体思路，才能使基建办公室的业务能力更加高效化，为学校建设发挥更多的作用。

一、高校基建办公室的工作特点

（一）安全责任制度严格

由于高校基建办公室的职责重大，所以对其日常工作的安全性有着严格的要求，除了一般的处室资产安全、网络信息安全等日常安全管理外，尤其是在印章、档案及生产安全等方面的管理工作，其工作责任更加重大。首先，是因为基建处不管是基本建设还是专项修缮工作的许多环节都需要用到基建处公章，且均会涉及到大额的资金流动，所以作为公章管理部门的基建办公室必须有一套非常严格规范的公章管理措施。其次，基建办公室所管理的档案涉及高校发展建设方面的技术资料，做好这些宝贵资料的科学管理工作，是基建工程管理的重要要求。再次，一些高校的基建办公室常常肩负起校园建设的基建工作、后勤工作、安全工作，由于基建办公室自身的人力不足，建设工程的生产安全监管也常常由办公室人员负责。所以，基建办公室为了确保工作人员的工作效果，自部门内部常采用非常严格的安全责任制度。

（二）内部控制要求严格

内部控制制度建设是高校提升管理水平、防范廉政风险、减低运营成本的重要举措，很多高校处于自身发展的考虑，不断地加强对学校内部行政机关的管理力度，而基建处是在高校内控的重点部门。基建办公室的工作涉及人事、财务、廉政、资产等领域，是加强内部控制的主要渠道。所以，高校基建办公室要加强自身的人事管理与财务管理，并做好工程建设的廉政工作，避免基建的资金被贪污、挪用，从而提升基建办公室专项财务资金的使用效率。

（三）基建知识要求高

高校内的各项基础建设和修缮工作是基建处的重点工作。因此，基建办公室的文秘工作、财务工作、安全工作，以及廉政建设工作都是围绕着服务校园基建工作这一中心。正因如此，有别与高校其他办公室，为了使工作人员更加适合基建办公室工作，从事高校基建办公室工作的人员要具备一定的基建工作的专业技术知识。

（四）沟通协调能力要求高

高校基建和修缮工作是一项较为复杂的工程，基建办公室在整个工程过程中涉及参与项目的立项、设计招标，预算与预算审核招标，工程施工招标，合同的签订，施工变更手续、项目验收结算等等。作为基建办公室，除了要与校内各个机关部门、学院打交道外，还要与学校管理层、相关的政府管理机构、基建项目的外包单位与施工管理单位等多个单位部门打交道。如果基建办公室负责与这些单位部门打交道的人员没有良好的沟通协调能力，高校的基建工作各个环节间将缺乏良好的协调性，容易导致高校基建工作陷入停顿。

二、高校基建办公室行政管理工作的问题

（一）人员不足，缺乏科学的分工

高校基建办公室在基建管理工作中扮演多个角色，如普通文秘人员、工程造价员、档案管理员等，其日常工作的任务量较为繁重，人员配备不充足是高校基建办公室较为常见的问题，从而导致一人常常肩负多项工作，这无形中加重了每个基建办公室人员的工作难度。例如很多档案资料交由一人负责。无论是财务档案，还是人员档案，又或者是工程建设档案，这些档案资料的管理工作看似简单，但是却对管理人员有着不同的业务要求，这使得档案管理人员的管理工作过于复杂，加大了其在档案管理中出现错误的几率。因此，一些高校基建办公室在行政管理方面缺乏较为科学的人员分工。

（二）基建办公室行政管理人员缺乏行政管理意识

高校基建办公室的行政管理工作会直接影响其基