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会议组织与管理--第1页
阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根
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通过学习，你将能够：
●了解和正确认知会议；
●掌握保障会议成功举办的准备工作；
●了解大型会议活动的组织和策划情况。
会议组织与活动管理
一、会议的正确认知
1.会议的现状
研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的
却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损
失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，
神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月
会，随时检讨会，年底是年会。”
大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统
计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每
天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评
论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1
小时。
通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更
多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开
会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功
率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。
2.会议的重要性
会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率
和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，
通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多
新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。
3.会议的定义
会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向
沟通。
学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日法拉兹·
会议组织与管理--第1页
会议组织与管理--第2页
阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根
随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通
过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的
数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。
4.会议的作用
会议的作用主要包括：
第一，会议能够为企业提供信息；
第二，汇聚信息；
第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，
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