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合同管理流程

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合同管理流程

适用范围

适用于本公司签订的各类业务合同（劳动合同除外）。

主要涉及部门及职责

2.1承办部门

2.1.1合同签订前，负责对合同对方的资信状况的确认；

2.1.2负责合同的草拟，重大合同通知风险控制部门参与合同的草拟；

2.1.3负责填写《合同审批表》，发起对合同审批的提请；

2.1.4负责对合同条款进行业务审核；

2.1.5负责建立《合同履行台账》，跟踪检查合同的履行情况；

2.2风险控制部门

2.2.1负责本流程的制订、修改、指导、解释与检查落实；

2.2.2负责审核对合同有效性、条款完备性、双方权责对等性以及违约的责任；

2.2.3负责联合相关部门抽查各部门的《合同审批表》、《合同履行台账》；

2.3财务管理部门

2.3.1负责对合同条款中的付款方式、开票事项、税收条款以及合同是否符合资金计划进行审核；

2.3.2负责协助承办部门进行款项的拨付；

2.4综合管理部门

2.4.1负责对签署后的合同进行编号入档管理，及时更新《合同登记簿》；

2.5公司领导

2.5.1公司分管领导负责合同的综合审核；

2.5.2公司主要领导负责合同的审批；

2.5.3公司法定代表人或其授权人负责签署合同。

3．流程关键控制点

3.1合同的拟订

3.1.1承办部门审查合同对方的资信情况；

3.1.2承办部门确认通过招标程序确定的合同内容与招标文件一致；

3.1.2承办部门确保合同事项通过专业协商，内容符合公司利益；

3.2合同的审核

3.2.1承办部门确认送审合同的专业性、准确性；

3.2.2相关部门负责专业审查合同的合理性、合法性、完备性的；

3.3合同的签署

3.3.1承办部门确认合同签署符合公司的管理权限划分；

3.3.2综合管理部门核对合同正本与审批件一致后方可在合同上盖章；

3.4合同的履行

3.4.1承办部门严格监控合同履约情况，如实更新《合同履行台账》；

3.4.2承办部门负责送审合同变更，合同的变更按合同审批程序重新审批；

3.4.3承办部门负责上报处理合同纠纷、违约情况。

4.流程责任人

4.1风险控制部部门负责人

5．相关文件

5.1《合同管理暂行规定》

5.2《档案管理暂行规定》

5.3《档案分类暂行办法》

5.4《印章使用管理暂行办法》

5.5《建设工程类招标管理暂行规定》

5.6《建设工程类变更管理暂行办法》

6．合同管理流程图

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7．合同管理流程说明

步骤

说明

负责人

辅助

负责人

输出

1.合同草拟前的准备

1.1公司在进行运营活动、投资和接受外部机构服务时，如需签订合同，一般由承办部门负责检查合同对方的资信能力，并洽谈相关合同事项；

1.2启动对合同内容的谈判；

1.3合同内容必须维护公司利益，遵守相关法律法规；

1.4承办部门整理备案合同的书面批示、会议纪要、备忘录、招标文件，作为为合同条款订立的重要依据；

承办部门

2.合同的草拟

2.1订立合同均须采用书面形式，已制订并实施合同标准文本的采用合同标准文本；无合同标准文本的，由承办部门负责草拟；

2.2通过招标程序确定的合同内容与招标文件一致；

2.3承办部门通知风险控制部门参与重大合同文本的草拟；

承办部门

风险控制部门

合同草稿

3.合同的审批

3.1经办人填写《合同审批表》与合同草稿一并提交审核；

3.2各部门收到合同文稿后须于两个工作日内完成审查；对于重大及复杂的合同，审查期间不得超过三个工作日；

3.3承办部门审核：合同内容、价款，合同的专业技术条款等主要条款；

3.4财务管理部门审核：付款方式、开票事项、税收条款、是否符合资金计划；

3.5风险控制部门审核：合同内容的有效性、条款的完备性、双方的权责对等性以及违约的责任；

3.6公司分管领导对合同进行综合审核；

3.7公司主要领导对合同进行审批、授权；

承办部门

公司领导

、风险控制部门、

财务管理部门

《合同审批表》

4.合同的签署

4.1合同一般应由双方交换签字盖章或由对方先行签字盖章。特殊情况需由我方先签字盖章的，必须经过公司法定代表人批准；

4.2承办部门将审批后的《合同审批表》及《合同》正本交公司法定代表人或其授权人签署；

4.3综合管理部门负责核对合同正本与合同审批件后盖章；合同内容超过一页的，加盖骑缝章；

4.4法律、法规规定合同应当到政府管理部门办理登记、备案的，承办部门应当及时办理有关手续；

承办部门

综合管理部门

合同正本

5.合同的履行

5.1承办部门负责跟踪检查合同的履行情况；

5.2承办部门负责审核合同