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人事档案工作的七大环节--第1页
七大环节
人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整
理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。
1.人事档案的收集归档
人事档案材料的收集是人事档案工作的起点,也是人事档
案工作的前提和基础,它解决了材料分散形成和人事档案
集中使用的矛盾。
根据档案管理规定,人事档案管理人员应通过相关部门或
相对人收集入档材料,并及时归档。在人事档案管理过程
中,应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情
况等信息资料加入到人事档案中,并不断地完善和补充,
做好零散材料的收集归档工作。同时,要建立和健全归档
制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。
2.人事档案的鉴别
人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法,对收集的档
案材料进行审查和甄别其真伪,判断其有无保存价值,确
定其是否归入人事档案的工作。人事档案材料必须经过认
真鉴别,符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜
明、办理完毕、手续完备等要求,确实是属于本人的、属
于人事档案的且符合归档条件的材料;对于不符合归档要
求的材料,可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理
方式。
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3.人事档案的整理
人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序,对收
集起来并经鉴别的人事档案材料,以个人为立卷单位,进
行分类、排列、编目、复制加工和装订等,使之条理化、
系统化的过程。整理人事档案要做到分类明确、编排有
序、目录清楚、装订整齐,通过整理的档案应该完整、真
实、条理、精炼和实用。
4.人事档案的保管
人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的
存放、安全保护措施,包括日常管理、流动中保护、专门
保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完
整和有序,防止人事档案材料自然或人为地损坏,延长人
事档案的寿命。人事档案的保管要做到“六防”,即防
火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。
5.人事档案的利用
人事档案的利用是指根据有关规定和原则,为人事工作和
其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的
一种服务工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作
中处于主导地位,是人事档案管理中最有活力的环节,是
人事档案工作成果的集中反映。收为用,整为用,管为
用,人事档案的一切工作都是为了利用。
常见的利用服务方式有查阅、外借、出具证明等。根据有
关部门的规定,凡因入党、入团、升学、参军、提干、招
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工、出国等进行政治审查,需要了解其父母或亲属情况
的,一般不能查阅人事档案,只能由人事档案部门按上述
文件规定的内容,写出有关情况的证明材料。复制人事档
案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理
条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。
6.人事档案的接收和转递
人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工
作提供服务,实现“档随人走”和“人档统一”,是丰富
和充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必
要手段
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