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生产型公司采购流程管理制度

第一章总则

为提高采购效率，规范采购行为，确保采购活动符合相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。采购流程管理制度旨在明确采购的目标、范围、管理规范及操作流程，确保公司资源的合理利用和采购活动的透明性。

第二章制度目标

1.规范采购行为：建立统一的采购流程，确保各项采购活动合规、透明。

2.提升采购效率：通过标准化流程，提高采购响应速度，降低采购成本。

3.保障采购质量：确保采购的产品和服务符合质量标准，维护公司利益。

4.风险控制：通过有效的监督和评估机制，降低采购风险。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于生产部、采购部、财务部及相关支持部门。

第四章法规依据

本制度依据以下法规及政策制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国招标投标法》

3.《公司法》

4.其他相关法律法规及公司内部管理规定。

第五章管理规范

5.1采购责任分工

1.采购部：负责采购需求的收集、供应商的选择、合同的签署及采购的执行。

2.使用部门：负责提出采购需求，参与供应商评估，配合采购部进行采购活动。

3.财务部：负责采购资金的审批与支付，确保资金使用的合规性。

4.质量管理部：负责对采购产品的质量进行验收与评估，确保符合标准。

5.2采购流程

5.2.1需求确认

1.使用部门根据生产计划和库存情况，提出采购需求，填写《采购申请表》。

2.采购申请需经部门主管审核并签字确认。

5.2.2供应商选择

1.采购部根据需求，进行市场调研，列出潜在供应商名单。

2.供应商需符合以下条件：

-具备合法经营资格。

-具有良好的信誉及业绩记录。

-满足采购产品或服务的质量标准。

3.采购部需对供应商进行初步评估，并记录评估结果。

5.2.3询价与比价

1.采购部向选定的供应商发出询价函，收集报价信息。

2.根据报价情况进行比价，选择性价比最高的供应商。

3.询价及比价记录需保存备查。

5.2.4合同签署

1.采购部与中标供应商签订《采购合同》，合同内容需包括：

-产品或服务名称、规格、数量、价格、交货期限等。

-违约责任及解决争议的方式。

2.合同需经法律顾问审核后方可签署。

5.2.5采购执行

1.采购部负责对合同执行过程中的采购活动进行管理，确保产品按时交付。

2.使用部门需确认收到的产品或服务，并填写《验收单》。

5.2.6付款流程

1.使用部门在验收合格后，向财务部申请支付。

2.财务部需对采购合同及验收单进行审查，确认无误后进行付款。

5.3采购记录管理

1.所有采购活动需进行完整的记录，包括《采购申请表》、《询价记录》、《采购合同》、《验收单》等。

2.采购部应定期对采购记录进行整理与归档，以备后续审计及查询。

第六章监督和评估机制

1.监督机制：

-采购部需定期向管理层报告采购活动情况，包括采购品类、金额、供应商表现等。

-财务部对采购资金使用情况进行跟踪，确保资金使用合规。

2.评估机制：

-定期对采购流程及供应商进行评估，收集使用部门反馈，改进采购流程。

-每年至少进行一次采购审计，确保制度执行情况符合要求。

第七章附则

1.本制度由采购部负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，应由采购部提出修订意见，经管理层审核后方可执行。

结语

本制度的制定旨在为公司的采购活动提供规范与指导，确保资源的合理配置和利用，提高采购效率，降低管理成本。希望各部门能够积极配合，严格遵守采购流程，共同维护公司的利益。