物业公司车辆费用报销制度.docx

《物业公司车辆费用报销制度》

一、总则

1.目的

本制度旨在规范物业公司车辆费用的报销流程，合理控制车辆使用成本，确保车辆费用支出的真实性、合理性和合规性。

2.适用范围

本制度适用于物业公司所有使用公司车辆或因公务需要发生车辆费用报销的员工。

二、职责分工

1.车辆使用部门

(1)负责合理安排车辆使用，确保车辆使用符合公司规定和业务需求。

(2)审核本部门员工提交的车辆费用报销申请，确保费用的真实性和合理性。

2.财务部门

(1)负责制定车辆费用报销标准和流程。

(2)审核车辆费用报销凭证，对报销金额进行核算和支付。

(3)对车辆费用进行统计和分析，为车辆管理和成本控制提供数据支持。

3.行政部门

(1)负责公司车辆的日常管理，包括车辆调度、维护保养、保险办理等。

(2)协助财务部门制定车辆费用报销标准，对车辆费用报销情况进行监督。

三、车辆费用报销范围

1.燃油费

(1)因公司业务需要，车辆在正常行驶过程中产生的燃油费用可予以报销。

(2)报销时需提供合法有效的燃油发票，发票上应注明车辆牌号、加油日期和加油量等信息。

2.过路费

(1)车辆在执行公务途中经过收费公路、桥梁、隧道等产生的过路费可报销。

(2)报销凭证应为正规的过路费发票，发票上应清晰显示日期、路段等信息。

3.停车费

(1)车辆在公务活动期间产生的停车费用可报销，包括停车场停车费、临时占道停车费等。

(2)停车费发票应注明停车时间和地点，且与公务活动地点相符。

4.车辆维修保养费

(1)公司车辆正常的维修、保养费用可报销，包括零部件更换、机油更换、车辆保养工时费等。

(2)维修保养费用报销需提供维修厂出具的正规发票、维修清单，清单应详细列出维修项目和费用明细。

5.车辆保险费

(1)公司为车辆购买的交强险、商业险等保险费用可报销。

(2)报销时需提供保险公司出具的保险发票和保险单复印件。

6.车辆年检费

(1)车辆年检过程中产生的费用，如检测费、工本费等可报销。

(2)报销凭证应为车辆年检机构开具的正规发票。

四、车辆费用报销标准

1.燃油费标准

(1)根据车辆类型和实际使用情况，制定每辆车的百公里油耗标准。

(2)报销燃油费时，按照实际行驶里程和百公里油耗标准进行核算，超出标准部分需由车辆使用人说明原因，经审批后方可报销。

2.过路费和停车费标准

(1)过路费和停车费应根据公务行程的实际路线和停车需求进行报销，无特殊情况不得出现不合理的绕路或长时间停车费用。

3.车辆维修保养费标准

(1)车辆维修保养应在公司指定的维修厂进行，维修保养费用不得高于市场平均价格。

(2)根据车辆的使用年限和行驶里程，设定不同的维修保养费用预算标准，超出预算的维修保养费用需经特别审批。

4.车辆保险费和年检费标准

(1)车辆保险费和年检费按照实际发生金额报销，但应选择性价比高的保险公司和年检机构，确保费用合理。

五、车辆费用报销流程

1.费用发生

(1)车辆使用人在发生车辆费用时，应及时索取合法有效的发票，并确保发票信息准确、完整。

2.填写报销单

(1)车辆使用人在完成公务后，应及时填写车辆费用报销单。报销单上应注明车辆牌号、费用发生日期、费用类型、金额、用途等信息，并附上相应的发票和其他证明材料。

3.部门审核

(1)车辆使用人将填写好的报销单提交给所在部门负责人审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和与公务活动的关联性，审核通过后签字确认。

4.行政部门审核（如有需要）

(1)对于涉及车辆维修保养、保险、年检等费用，还需提交给行政部门审核。行政部门应核对费用是否符合公司车辆管理规定和相关标准，审核通过后签字。

5.财务审核

(1)经部门和行政部门（如有）审核后的报销单提交给财务部门。财务部门审核报销凭证的合法性、合规性，核算报销金额是否符合标准，如有疑问可要求车辆使用人提供补充说明或证据。

6.审批

(1)财务审核通过后的报销单按照公司审批权限，依次提交给相关领导审批。审批通过后，报销单返回财务部门。

7.报销支付

(1)财务部门根据审批通过的报销单，将报销金额支付给车辆使用人。支付方式可采用银行转账或现金支付，原则上优先采用银行转账。

六、特殊情况处理

1.私车公用费用报销

(1)因特殊情况需要使用私车办理公司公务的，需提前向公司申请，经批准后方可使用。

(2)私车公用的费用报销标准可参照公司车辆费用报销标准执行，但需提供额外的证明材料，如行车路线记录、公务活动相关文件等，以证明车辆确实用于公务活动。

2.车辆事故费用报销

(1)公司车辆发生交通事故时，应及时报警并通知保险公司。如车辆维修费用由保险公司承担的部分，按保险理赔程序处理；如