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秘书工作中的接待礼仪

秘书工作中的接待礼仪

了解和践行接待礼仪，对于做好接待工作具有极其重要的意义。

下面是小编为大家整理的秘书工作中的接待礼仪，仅供参考借鉴，希

望可以帮助到大家。

一、接待前的准备工作

(一)接待环境布置

1、环境布置

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客

室可摆放花束、绿色植物，表现出欢迎您的气氛，会使对方产生好感。

办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的

东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。

2、办公用品准备

(1)前厅。

应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该

线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

(2)会客室。

桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环

境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关

活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。

另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，

接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。

要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离

得太远。

客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然

后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。

(二)前台值班

在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

1、布置接待室

2、了解上次活动安排

3、填写公司职员出入登记表

4、填写客人预约登记簿

二、接待的基本礼仪

(一)接待客人的基本礼仪

秘书接待客人时应该注意以下几点：

1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到

的原则接待每一个客人。

2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

7、要请客人填写接待登记簿。

8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个

工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了

解一些有用信息。

10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司

等基本情况的介绍;根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，

但在打听时不失礼仪。

(二)介绍的礼仪

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止

大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当

保持站立姿势，相互热情应答。

1、自我介绍

在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场

合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

2、为他人作介绍

当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊

重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样

的顺序作介绍;向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连

同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中

没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一

定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。

介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于

不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解

一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。

在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示

意。

在社交场合，国际通行的是女士优先原则，即需要把男士介绍给

女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，

走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，

待介绍以后，握手或点头致意。

3、被他人介绍

(三)握手的礼仪

1、握手的姿式。

一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的

关系，这是最稳妥的握手方