第十四章档案工作课件(共29张PPT)《现代职业秘书实务》同步教学（人民大学版）.pdf

现代职业秘书实务

目录

·第一章绪论

·第二章秘书的基本条件

·第三章秘书的工作知识

·第四章社会常识

·第五章人际关系

·第六章交流沟通

·第七章上司办公室的管理

·第八章接打电话

·第九章接待客人

·第十章信息工作

·第十一章上司的日程安排

·第十二章会务工作

·第十三章文书工作

·第十四章档案工作

.第十五章上司出差准备工作

·第十五章办公自动化

·第十七章其他工作。

第十四章档案工作

·档案工作是单位将在各项工作活动中形成

的具有保存价值的文件材料，包括文字、

图像、声音及其他各种形式的原始记录，

按照一定的规章制度，定期移交给档案室

或负责管理档案的人员集中保存。

第一节立卷归档

一、立卷归档

1、归档范围。

2、归档时间。

3、归档份数。

4、归档手续。

二、归档程序

1、收集文件

2、鉴别文件

3、归卷

4、调整

5、文件的排列编号与编目

第二节档案分类

一、常用的档案分类方法

1、年度分类法

2、组织机构分类法

3、问题分类法

二、档案分类方法的综合运用

1、年度组织机构分类法

2、年度问题分类法

3、组织机构年度分类法

4、问题年度分类法

三、档案分类的要求

1、正确判定档案文件所属年度

2、正确判断档案文件所属机构

第三节档案装订

一、整理归档的文件

二、修整归档的文件

1、修裱破损文件

2、复制字迹模糊或易退色变质的纸质文件

3、对超过A4纸张边缘的文件进行折叠

三、装订注意事项

1、不宜采用于文件的装订。

2、任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。

第四节档案检索

一、编制档案检索

二、档案检索类型

1、归档文件目录。

2、分类目录。

3、主题目录。

4、人名索引。

5、全宗指南。

三、编制检索注意事项

1、检索工具有书本式检索工具、卡片式检索

工具。

2、为了满足多方面的利用需求，应编制不同

功能的检索工具

第五节档案期限

一、档案鉴定的内容

、档案保管期限

三、确定保管期限

第六节档案保管

一、档案的保管

1、档案库房的编号

2、档案柜架的摆放与编号

3、调节保管场所的温湿度

4、进行卫生、安全检查

二、存档文件的借阅

·借阅档案要履行登记和交接手续，易损档案和特

别珍贵档案一般提供复制品，不宜借出档案室；

未经整理的零散档案，不宜外借。

第七节电子档案的管理

一、电子档案的分类

二、电子档案管理的要求

三、电子档案的归档

四、电子档案的保管

五、电子档案的利用

六、保存电子档案的注意事项

第十五章上司出差准备工作

第一节具体准备工作

一、与对方联系

二、出差用品

三、预订飞机或火车票

四、预定旅馆房间

五、预借差旅费

六、与陪同人员沟通

第二节上司出差期间的工作

一、动身之前

·要安排好送站的车。仔细检查一下有什么东西忘记带。

二、启程之后

·把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接

站的时间。

三、电话与邮件的处理

四、日常工作

五、自学机会

·上司出差之后，一定要利用好领导出差的时机给自己充电

补课。

第三节与上司一起出差

一、出差途中

1、如果是乘火车出差，秘书一般是坐在上司的斜对面(或斜后座)。

2、在上司与前来迎接的人见面时，秘书不要急于跟对方打招呼。

3、当上司与对方寒喧的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。

二、注意事项

1、办理宾馆入住手续后，应了解上司房间号码及电话；秘书住的房间最

好在上司房间的