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技术档案管理制度

第一章总则

为规范技术档案的管理，保障技术资料的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。技术档案是记录技术活动、研发过程、成果及其相关信息的重要文件，是企业技术创新、产品开发、质量管理、知识产权保护等工作的基础依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工涉及的技术档案的收集、整理、保存、查阅、借用及转递等工作。包括但不限于以下内容：

1.技术研发文档（如设计图纸、技术标准、实验报告等）

2.产品说明书和技术资料

3.知识产权相关文件（如专利申请、商标注册等）

4.技术交流与合作的相关文件

5.其他与技术活动相关的档案材料

第三章管理规范

第1节技术档案的收集与归档

1.收集责任：各部门应指定专人负责技术档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。

2.归档要求：所有技术档案应按照公司统一的格式和标准进行整理，确保文档的可读性和完整性。

3.材料内容：归档的材料包括但不限于项目立项文件、设计变更记录、测试报告、使用说明书、合格证书等。

4.档案审核：归档材料需经部门负责人审核确认后，方可存入公司档案管理系统。

第2节技术档案的保管

1.保管责任：档案管理部门负责技术档案的保管工作，确保档案的安全与完整。

2.存储条件：技术档案应存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

3.档案登记：所有档案需逐一编号并登记入册，建立档案管理台账，便于查阅和管理。

4.定期检查：每年对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性。

第3节技术档案的查阅与借用

1.查阅流程：员工如需查阅技术档案，须向档案管理部门提出申请，填写查阅登记表，经过审核后方可查阅。

2.借用规定：技术档案原则上不外借，特殊情况需借用时，须经部门经理批准，并填写借用记录。

3.保密要求：查阅和借用档案时，须遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换或损毁。

第4节技术档案的转递

1.转递责任：档案转递由档案管理部门负责，确保档案在转递过程中的安全性和完整性。

2.转递流程：转递的档案需填写转递通知单，档案应密封转递，禁止个人随意携带。

3.接收确认：转递的档案需由接收部门进行核对确认，并在转递通知单上签字。

第四章监督机制

1.监督责任：公司设立技术档案管理监督小组，负责对技术档案管理工作的监督与检查。

2.定期检查：每季度对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

3.考核机制：将技术档案管理纳入部门绩效考核，定期评估各部门的档案管理效果。

4.反馈机制：建立技术档案管理的反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，以不断优化管理流程。

第五章附则

1.制度解释权：本制度由档案管理部门负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：根据实际需要和管理效果，档案管理部门可对本制度进行修订，修订需经公司管理层批准。

第六章其他条款

1.法律法规遵循：本制度在执行过程中应遵循国家相关法律法规及行业标准。

2.培训与宣传：定期对员工进行技术档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。

3.技术支持：鼓励各部门利用信息化手段提升档案管理的效率和准确性。

通过本制度的实施，确保公司技术档案的科学管理，为公司的技术创新和发展提供有力支持。