会议文件处理与归档制度.docxVIP

会议文件处理与归档制度

会议文件处理与归档制度

第一章总则

第一条为规范公司会议文件的收集、处理、归档工作，确保会议文件的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规、行业标准和公司内部管理制度，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有会议文件的处理与归档工作，包括但不限于公司内部会议、外部合作会议、专题研讨会等。

第三条会议文件处理与归档工作应遵循以下原则：

（一）真实性：会议文件应真实反映会议内容，不得伪造、篡改；

（二）完整性：会议文件应包含会议的议题、议程、发言记录、决议等全部内容；

（三）保密性：涉及公司秘密和商业秘密的会议文件应采取保密措施；

（四）安全性：会议文件应妥善保管，防止丢失、损毁；

（五）便捷性：会议文件的处理与归档应便于查找和利用。

第二章会议文件的收集与整理

第四条会议文件的收集范围：

（一）会议通知、议程、参会人员名单；

（二）会议记录、发言稿、表决结果；

（三）会议形成的决议、文件；

（四）其他与会议相关的资料。

第五条会议文件收集方式：

（一）会议组织者负责收集会议通知、议程、参会人员名单等文件；

（二）会议记录员负责收集会议记录、发言稿、表决结果等文件；

（三）各部门负责人负责收集本部门参会人员提交的发言稿、工作汇报等文件；

（四）外部合作单位提供的文件，由主办部门负责收集。

第六条会议文件整理要求：

（一）文件分类：按照会议类型、议题、文件性质等进行分类整理；

（二）文件编号：为每份会议文件编制唯一编号，便于查找和管理；

（三）文件归档：将整理好的会议文件按照编号顺序归档。

第三章会议文件的处理

第七条会议文件处理流程：

（一）文件审阅：会议文件形成后，由相关部门负责人或指定人员审阅，确保文件内容准确无误；

（二）文件签发：经审阅无误的会议文件，由相关领导签发；

（三）文件传达：将签发后的会议文件传达到相关部门和人员；

（四）文件反馈：相关部门和人员对会议文件执行情况进行反馈。

第八条会议文件处理注意事项：

（一）保密文件：涉及公司秘密和商业秘密的会议文件，应采取加密、封存等措施；

（二）会议纪要：会议纪要应真实反映会议内容，明确责任人和完成时限；

（三）会议决议：会议形成的决议应明确执行主体、完成时限和考核标准。

第四章会议文件的归档

第九条会议文件归档范围：

（一）所有会议形成的文件；

（二）会议组织者、记录员和其他参会人员提交的文件；

（三）与会议相关的其他文件。

第十条会议文件归档要求：

（一）归档时间：会议结束后一个月内完成归档；

（二）归档地点：公司档案室或指定部门档案柜；

（三）归档方式：按照文件分类、编号顺序进行归档。

第十一条会议文件归档注意事项：

（一）归档文件应完整、清洁，无破损；

（二）归档文件应注明文件来源、形成日期、文件编号等信息；

（三）归档文件应定期检查，确保文件完好。

第五章监督与考核

第十二条公司档案管理部门负责监督、检查本制度执行情况。

第十三条对违反本制度的行为，将根据情节轻重给予批评教育、经济处罚或纪律处分。

第十四条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第六章附则

第十五条本制度自发布之日起施行。

第十六条本制度如有未尽事宜，由公司档案管理部门负责解释和修订。

（注：本制度内容仅供参考，具体实施时可根据公司实际情况进行调整。）