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企业档案归档与保管制度

第一章总则

第一条为加强企业档案管理，保障档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业各部门、各项目及所属单位的档案归档与保管工作。

第三条企业档案是企业的宝贵财富，是企业发展的重要依据。各部门、各项目及所属单位应高度重视档案工作，严格执行本制度。

第二章档案归档

第四条档案归档应遵循以下原则：

1.完整性：档案应包括企业在生产经营活动中形成的各种载体的档案材料，确保档案的完整性；

2.准确性：档案内容应准确无误，反映企业实际情况；

3.系统性：档案应按照一定的分类和编号体系进行归档，便于查询和管理；

4.及时性：档案应在形成后及时归档，避免丢失或损坏。

第五条档案归档范围：

1.企业的成立、变更、终止等重大事件档案；

2.企业的组织机构、人员编制、规章制度等档案；

3.企业的生产经营、技术改造、科学研究等档案；

4.企业的合同、协议、商标、专利等知识产权档案；

5.企业的财务、税务、审计等档案；

6.企业的安全生产、环境保护、社会保障等档案；

7.其他应当归档的材料。

第六条档案归档程序：

1.归档材料应按照档案分类和编号体系进行整理，并填写档案登记表；

2.归档材料经审核无误后，由档案管理部门接收并登记；

3.档案管理部门对归档材料进行编号、分类、上架，建立档案目录；

4.档案管理部门定期对归档材料进行清理、鉴定，确保档案的完整性和准确性。

第三章档案保管

第七条档案保管应遵循以下原则：

1.安全性：确保档案在保管过程中的安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等自然灾害和人为破坏；

2.稳定性：确保档案在保管过程中的稳定性，防止档案材料因物理、化学、生物等因素而变质；

3.便捷性：确保档案的查询、使用便捷，方便企业内部和外部查阅；

4.节约性：合理利用档案保管空间，节约档案保管成本。

第八条档案保管设施：

1.档案库房：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫蛀等功能，并配备必要的温湿度控制系统；

2.档案柜：档案柜应采用防潮、防尘、防盗材料制作，并按照档案分类和编号体系进行排列；

3.档案盒：档案盒应采用防潮、防尘、防盗材料制作，并按照档案分类和编号体系进行编号。

第九条档案保管责任：

1.档案管理部门负责档案的接收、登记、分类、上架、保管、鉴定、销毁等工作；

2.各部门、各项目及所属单位负责本部门、本项目的档案整理、归档、移交等工作；

3.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，严格执行档案保管制度。

第四章档案查询与利用

第十条档案查询与利用应遵循以下原则：

1.依法查询：档案查询者应依法申请，出示有效证件；

2.保密原则：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制查询范围；

3.便捷原则：档案查询应方便快捷，提高档案利用率。

第十一条档案查询与利用程序：

1.查询者提出查询申请，并出示有效证件；

2.档案管理部门审核查询申请，确认查询范围；

3.档案管理部门提供档案查询服务，确保查询结果准确无误；

4.查询者查阅档案，并做好记录。

第五章附则

第十二条本制度由企业档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。

第十四条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规执行。