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物资采购管理流程

为加强公司工程物资管理，明确物资管理体系，规范物资管理流程，优化物资供应链结构，降低工程成本，结合公司相关管理制度和公司成本管理信息化的要求，编制本流程，流程包括三部分内容：工作流程图、环节说明和附表

?1.工作流程图

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注：流程图中红色虚线框中的内容为有预付款的业务处理流程

2.环节说明

为了规范项目部先付款物资采购管理流程，提高物资采购过程中对各环节的管理和

控制，各相关岗位人员必须按以下各工作环节规定执行。

2.1采购计划表

对于根据采购计划表签订合同的情况，项目经理在审核完采购计划表后，应根据采购计划表与材料供应商签订合同，同时将采购计划表交由收料一份，准备收料。

对于已签订合同的或者零星采购的情况，将采购计划交由供应商（传真、电话通知），进行供货，同时将采购计划表交由收料一份，准备收料。

2.2材料采购合同（必须执行公司管理规定）

与工程质量、安全直接相关或单批采购量在2万元以上的工程物资采购必须签订采购书面合同，材料采购合同签订后，采购员应根据合同的内容登记材料采购合同台账。如果合同签订时确定要预付款项的，还需编制采购预付款申请表，经项目经理签字后，交由财务进行付款。

2.3支付单

财务会计在收到预付款申请表后，根据采购预付款申请表进行支付，编制请款报销单，同时查看合同内容是否申请表的内容相符，交由项目经理签字审核，审核后进行付款，并进行相应的帐务处理。

2.4审核

材料采购结算和支付的审核工作由项目经理负责，项目经理在收到材料采购结算单或支付单后，应首先确认单据是否由按照要求得格式打印，然后根据材料采购结算单或支付单进行业务单据的核实后，核实无误后签字确认。

2.5入场通知单

库管员在收到入场通知单后，应根据通知单的进场日期准备收料。材料到场后，库管员根据入场通知单的要求对材料进行点验，只有与入场通知单要求相符或经相关人员确认的材料方可进场。对于按文件规定需要施工人员进行质量验收的材料和设备，还要通知相关施工人员进行质量验收。

2.6材料入库

库管员在对进场材料点验完成后，应根据供货单在及时编制入库单，属于按合同采购的材料，编制入库单时须注明相应的合同，入库单一式三份根据相关规定进行签字。一份留存，一份交财务，对于半成品材料一份交分包单位签字确认，表示材料的移交，由分包单位负责材料的保管。

2.7供货详单

在供应商提供发票时，要求其提供的发票必须配备相对应的供货详单，供货详

单应包括材料汇总表和经收料员签字确认的供货小票。

2.8材料结算

材料采购人员在收到供应商开具的发票和供货详单后，根据入库单进行汇总后编制材料结算单（结算单需根据公司要求的格式编制），并核对供货详单，核对无误后，打印结算单，项目经理签字后，交由财务进行支付。

2.9支付单

财务会计在送货清单和材料结算单后，根据结算单的要求进行支付，编制请款报销单，经项目经理审核签字支付，并进行相应的财务处理。对于有预付款项的情况，根据预付款办理相应的结算手续。

GCM业务处理一览表

序号

业务

软件模块

报表

相关人员

1

采购合同/变更签订

材料采购合同登记与变更

预付款申请单

材料人员

2

材料入库

入库单

入库单

材料人员

3

审核

单据审核

项目经理

4

材料结算

材料采购结算单

材料采购结算单

材料人员

5

支付

支付单

请款报销单

财务会计

工程物资采购计划表

填报单位：编号：

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

单价

金额

供方名称

到货日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

经营主管审批：年月日采购人员制表：年月日

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