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[单位名称]IT产品密钥管理制度

总则

1.目的

为加强本单位IT产品密钥的管理，确保软件正版化使用，保障信息系统安全、稳定运行，防止因密钥丢失、泄露或滥用引发的各类风险，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于单位内部所有使用IT产品密钥的部门、项目组及个人，涵盖操作系统、办公软件、专业应用软件及各类服务器软件等IT产品所涉及的密钥管理。

3.基本原则

（1）合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及软件厂商的授权协议，合法获取、使用与管理密钥。

（2）安全性原则：采取有效措施保障密钥存储、传输及使用过程的保密性、完整性与可用性，防范密钥被窃取、篡改。

（3）专人负责原则：明确密钥管理责任人，全程把控密钥关键环节，落实责任追究机制。

密钥获取

1.需求评估与审批

（1）各部门依据业务需求计划采购IT产品或新增软件许可时，需填写《IT产品密钥需求申请表》，详细说明软件名称、版本、用途、预计使用期限、所需密钥数量等信息，提交至信息化管理部门审核。

（2）信息化管理部门联合法务部门，对申请的合规性进行评估，重点审查软件采购渠道是否正规、授权协议条款是否清晰合理，审批通过后方可进入获取流程。

2.采购与获取渠道

（1）优先选择软件厂商官方授权的经销商、代理商或直采平台进行采购，确保获取正版密钥及完整授权文件，杜绝从非正规网络途径下载或购买密钥。

（2）对于开源软件、免费软件中附带的密钥，同样需由信息化管理部门验证来源可靠性与合法性后，方可接收、登记使用。

密钥存储

1.集中存储机制

（1）单位设立专门的密钥存储库，采用加密存储设备，如硬件加密狗、加密服务器等，将所有IT产品密钥统一存储于其中，实施集中管控。

（2）存储库应配备冗余电源、防火墙、入侵检测系统等安全防护设施，保证7×24小时不间断运行，抵御外部网络攻击与非法访问。

2.备份管理

（1）定期对存储库内的密钥进行全量备份，备份频率为每周一次，备份介质选用经过加密处理的移动硬盘或磁带，异地存放于具备防火、防水、防潮、防盗功能的专用保险柜中。

（2）每次备份操作需详细记录备份时间、操作人员、备份内容概要等信息，并存档备查，确保备份可追溯、可恢复。

密钥使用

1.授权分配

（1）信息化管理部门依据业务实际需求及审批通过的使用范围，为各部门、岗位分配相应的IT产品密钥使用权限，生成《密钥使用授权书》，明确授权有效期、使用软件版本、使用终端设备等关键信息。

（2）员工领用密钥时，需在《密钥领用登记表》上签字确认，承诺严格按照授权要求规范使用，不得转借、超范围使用。

2.日常使用规范

（1）使用密钥激活软件过程中，确保操作环境安全可靠，避免在公共网络、不安全终端上输入密钥信息；激活完成后，及时删除本地临时存储的密钥副本，防止泄露。

（2）如遇员工岗位变动、离职或业务调整导致密钥使用需求变更，原使用人应在[X]个工作日内主动归还密钥或申请权限变更，信息化管理部门及时回收、调整相关授权。

密钥回收与销毁

1.回收情形

（1）软件授权到期未续费续约时，信息化管理部门提前[X]个工作日通知使用部门及个人，及时回收对应密钥，终止使用权限。

（2）员工离职、转岗且不再涉及相关IT产品使用时，离职交接流程中必须包含密钥退还环节，由交接双方当面核对无误后签字确认，交至信息化管理部门统一管理。

2.销毁流程

（1）对于确认无需再使用的密钥，信息化管理部门应启动销毁程序。采用专业的数据销毁工具，如密钥擦除软件、硬盘消磁机等，确保密钥信息被彻底删除、无法恢复。

（2）销毁过程全程录像、双人监督操作，销毁完成后，填写《密钥销毁记录表》，详细记录销毁密钥名称、数量、销毁方式、操作人员、监督人员、销毁时间等信息，由信息化管理部门负责人签字审核后存档，保存期限不少于[X]年。

监督与检查

1.定期巡检

信息化管理部门每月开展一次密钥使用情况巡检，通过技术手段远程扫描终端设备，检查密钥是否存在违规使用、超授权范围安装激活软件等现象，及时生成巡检报告，通报问题部门并限期整改。

2.违规处理

（1）对违反本管理制度的部门及个人，视情节轻重予以警告、罚款、绩效考核扣分等处罚；如因违规行为造成单位经济损失、法律纠纷或信息安全事故的，依法追究相关人员的民事、刑事责任。

（2）设立举报渠道，鼓励员工对身边的密钥违规行为进行举报，对查证属实的举报人给予适当奖励，保护举报人权益。

附则

1.本制度由信息化管理部门负责制定、修订与解释。

2.本制度自发布之日起施行，如有与国家法律法规、政策调整相抵触之处，以国家规定为准并适时修订本制度。

[单位名称]

[制度发布日期]