《档案电子标签应用规范》.docxVIP

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DB3212ICS35

DB3212

ICS35.240.01

CCSL00

泰州市地方标准

泰州市地方标准

2025-XX-XX实施2025-XX-XX发布发布泰州市市场监督管理局

2025-XX-XX实施

2025-XX-XX发布

发布

泰州市市场监督管理局

档案电子标签应用规范

Specificationfortheapplicationofarchivalelectroniclabels

（征求意见稿）

DB3212/TXXXX—2025

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由泰州市大数据发展有限公司提出。

本文件由泰州市党史方志办公室归口并组织实施与监督。

本文件由泰州市大数据发展有限公司负责具体技术内容的解释。

本文件起草部门：泰州市大数据发展有限公司、泰州市人民医院、泰州市档案馆、泰州市标准化院。

本文件主要起草人：

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档案电子标签应用规范

范围

本文件规定了档案电子标签（以下内容简称标签）技术要求、标签编码、标签制作、应用流程、安全管理、设备管理等内容。

本文件适用于市（区）各类档案管理机构、企事业单位档案电子标签的应用。

规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

电子标签electroniclabel

具有一定信息存储机制并且能被读写设备识别的数据载体的标识。

技术要求

存储容量

标签应满足档案信息存储需求，包括档案编号、名称、日期、保管期限等关键信息。

读写性能

标签应具有稳定的读写速度和准确率，确保档案信息的快速录入和读取。

耐久性

标签应在档案存储环境中保持稳定性能，抗磨损、抗腐蚀、防水、防潮等。

安全性

标签应具备一定的加密和安全防护功能，防止档案信息被非法读取和篡改。

标签编码

编码内容

编码内容应包含档案类别、年度、流水号等信息。

编码原则

唯一性

标签编码和应用过程中应保证在一定范围内、一定时间内唯一。

稳定性

当标签代码形成后，在整个应用周期内应保持不变。

适用性

编码长度应适当，便于使用自动识读设备识读。

标签制作

应根据标签编码生成电子标签内容，确保档案实体与标签信息一致。

标签的粘贴或固定应牢固可靠，不易脱落和损坏。

对于不同类型的档案载体，采用合适的标签固定方式。

纸质档案可使用不干胶标签，实物档案可使用悬挂式标签。

应用流程

档案入库

档案接收时，对档案进行检查和登记，同时将档案信息录入电子标签。

使用电子标签读写设备对档案标签进行读取和验证，确保标签信息准确无误。

将档案按照规定的存放位置进行入库，并在档案管理系统中记录入库信息。

档案查询与检索

用户可通过档案管理系统输入档案编号、名称、关键词等信息进行查询。

系统根据查询条件自动搜索电子标签数据库，快速定位档案存放位置。

应提供可视化的档案存放位置图，方便管理人员查找档案。

档案借阅与归还

借阅档案时，使用电子标签读写设备对档案标签进行读取，记录借阅人、借阅时间等信息。

在档案管理系统中办理借阅手续，应生成借阅记录。

归还档案时，再次读取档案标签，核对档案信息，确认无误后办理归还手续，更新档案状态。

档案盘点与清查

应定期对档案进行盘点，使用电子标签读写设备对档案标签进行批量读取，与档案管理系统中的数据进行比对。

发现差异应及时进行核实和处理，确保档案账实相符。

应对盘点结果进行统计和分析，为档案管理提供决策依据。

安全管理

访问控制

应设置不同用户的访问权限，确保只有授权人员能够读取和修改档案信息。

应对电子标签读写设备的使用进行严格管理，防止非法操作。

数据备份与恢复

应定期对电子标签数据库进行备份，确保档案信息的安全性，在发生数据丢失或损坏时，能够及时进行恢复。

安全审计

应对档案管理系统的操作进行审计，记录用户的操作行为和系统事件，以便进行安全检查和追溯。

设备管理

电子标签读写设备

应选择性能稳定、兼容性好的电子标签读写设备，并定期进行维护和校准。

应对设备的使用进行培训，确保操作人员正确使用设备。

应建立设备台账，记录设备的型号、编号、购置时间、维护记录等信息。

计算机及网络设备

应确保档案管理系统所使用的计算机及网络设备的安全稳定运行，定期进行维护和升级。