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机电领域技术开发公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范本机电领域技术开发公司合同付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，维护公司与合作方合法权益，依据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及机电技术研发、设备采购、技术服务、工程承包等业务所签订合同的付款管理工作。

第三条基本原则

1.合法性原则：付款行为严格遵循国家财经法规、税收政策及合同约定条款，确保每笔款项支付合法合规。

2.预算控制原则：付款需契合公司年度及项目预算安排，杜绝超预算支付，特殊情况经严格审批流程调整预算后执行。

3.及时性原则：依照合同规定付款节点，按时支付款项，维护公司诚信形象，避免逾期违约造成损失或纠纷。

4.审核严谨原则：建立多层级审核机制，对付款申请资料真实性、完整性、准确性全面核查，保障资金流向精准无误。

第二章职责分工

第四条合同承办部门

1.负责合同执行跟踪，把控项目进度、质量，依合同要求按时发起付款申请，提交详实业务资料，如验收报告、进度证明等，确保付款申请契合实际履约状况。

2.与合作方沟通协调付款事宜，收集并整理发票、收据等财务凭证，及时反馈对方收款信息变更，保障款项顺畅到账。

第五条技术部门

针对技术研发、设备技术指标验收类合同，技术部门参与项目关键节点验收，出具专业技术评估意见，明确技术达标情况，为付款审核提供技术支撑，判定成果是否满足合同技术要求，防止因技术瑕疵支付款项。

第六条法务部门

1.审查合同条款合法性、完整性，重点关注付款相关条款明晰度、违约责任界定，确保合同在法律框架内保障公司权益，规避潜在法律风险。

2.审核付款申请合规性，结合合同条款核查付款事由、金额合理性，处理因付款引发法律纠纷，维护公司合法权益。

第七条财务部门

1.依据财务制度审核付款申请，查验发票真伪、金额计算准确性，核对账务信息，确保支付金额与预算、账载数据相符，严守财务纪律。

2.安排资金调配，依审批通过付款申请办理支付手续，跟踪款项支付状态，及时反馈支付结果，定期统计分析合同付款数据，为公司资金管理提供财务报表及分析报告。

第八条管理层

1.分管领导负责审核分管业务板块付款申请，结合业务进展、预算执行综合研判，把控业务付款合理性，平衡部门间资源分配，为大额、特殊付款事项提供决策指导。

2.总经理对重大合同付款、超预算付款行使最终审批权，统筹公司资金流向，从战略高度审视付款对公司运营、财务状况影响，确保资金投放契合公司整体利益。

第三章付款申请流程

第九条申请时机

合同承办部门应于合同约定付款条件成就时，如项目验收合格、阶段性里程碑达成、到货验收无误等，及时提交付款申请，确保付款及时性；特殊情况需提前或延迟付款，附详细书面说明经审批同意后申请。

第十条申请材料

1.《合同付款申请表》：准确填写合同编号、名称、合作方信息、申请付款金额、付款事由、付款方式等关键要素，签字盖章齐全。

2.合同原件及复印件：提供与付款关联合同文本，核查付款条款、金额、期限等约定，复印件与原件一致留存备案。

3.验收文件：依据合同性质提交项目验收报告、设备试运行报告、技术成果鉴定书等，证明业务成果达标，技术、质量符合要求。

4.发票凭证：合规税务发票，抬头、金额、内容与合同一致，特殊应税事项附完税证明；收据需符合财务及税务规范，注明收款事由、金额、方式。

5.其他材料：涉及变更、补充协议，附相关文本；预付款项需提交履约保函、定金收据；进度款附上经审核进度确认单等资料。

第十一条申请提交

承办部门将完整付款申请材料依次报送技术部门（如需）、法务部门、财务部门审核，各部门在规定工作日出具审核意见，审核通过后呈分管领导、总经理审批，紧急付款经沟通说明走加急流程，全程留痕跟踪。

第四章审核与审批

第十二条技术审核

技术部门审核技术研发、设备集成等合同技术达标情况，比对合同技术指标与实际成果，评估技术创新性、可靠性，不符要求注明差异点及处理建议，签字确认审核结果反馈承办部门，不合格暂停付款流程整改。

第十三条法务审核

法务部门审查付款申请法律合规性，核对合同有效性、条款一致性，排查潜在法律纠纷，对付款条款变更、风险隐患出具法律意见，有权否决违规付款申请，要求补充法律文件或修订条款后重审。

第十四条财务审核

财务部门聚焦财务规范，查核发票合规、金额核算精准、预算充足，比对财务账套数据，预警超预算、账务异常付款，核实预付款、质保金收付记录，不合规退回整改，确保财务数据闭环准确。

第十五条领导审批

分管领导依业务实际、部门预算审核付款合理性，考量项目战略价值、合作关系，大额付款提交专项报告；总经理终审把控全局，权衡公司资金流、运营效益，重大付款经集体决策或签