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关于下发印章使用管理规定的通知
公司各部门:
为规范公司印章的使用程序,加强印章管理,特制订印章使
用管理规定,现下发给各部门,请严格参照执行;
附件:印章使用和管理规定
2016年2月日
附件:
印章使用管理规定
一、总则
公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征;为了
保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,
杜绝违法违规行为的发生,特制定本;
二、公司印章的刻制
一公司印章的刻制均须报公司董事长、总经理审批;见附表1
二法人个人名章、行政章、财务章、合同章,由行政部开具
公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、
规格按国家有关规定执行,并经青岛市公安局备案;
三公司各部门的专用章,由各部门根据工作需要自行决定其
形体、规格;
四未经公司总经理批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部
门的印章;
三、公司印章的使用范围
公司的印章主要包括公司公章、专项业务章合同章、财务章、
法人专用个人名章;公司所有印章必须按规定范围使用,不得超
出范围使用;
一公司公章的使用范围主要为:
1、公司对外签发的文件;
2、公司与相关单位联合签发的文件;
3、由公司出具的证明及有关材料;
4、公司对外提供的财务报告;
5、公司章程、协议;
6、员工调动;
7、员工的任免聘用;
8、协议合同资金担保承诺书;
二公司合同专用章的使用范围主要为:
1、对外投资、合资、合作协议;
2、各类经济合同等;
三公司法人个人名章,主要用于需加盖私章的合同、财务及
报表、人事任免等各类文件;
四财务专用章,主要用于货币结算等相关业务;
五、公司印章的管理职责
一公司董事长或总经理
负责公章的使用审批工作,遇到重大用章事项须董事长、总
经理共同审批;
二行政人事部
负责授权范围内的印章使用审批工作;
三印章管理员
1、负责印章的保管;
2、负责设立印章使用登记台帐;
3、负责印章使用的审核工作;
4、负责制定所保管印章的使用程序;
六、公司印章的管理、使用及保管
一印章的管理
1、公司公章由行政人事部专人负责管理;
2、专项业务章财务章、合同专用章等由财务部指定专人负
责管理;
3、法人个人名章,由公司指定专人负责管理;
4、印章管理人员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交
他人;如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人
代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表;见附表2
6、为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银
行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发
支票、汇票,一人无法提出现金;
二印章的使用
1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的
使用范围,填写印章使用登记表见附表3,经审批后方可用章;
2、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按
岗位职责权限使用;
3、需要携带公章外出办理业务,须在印章使用登记台账附表
3备注,经董事长或总经理批准后方可领取印章外出,印章必须当
天送回相应管理人员处,特殊情况须提前说明;严禁员工私自将
公司印章带出公司使用;
4、以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由专业人员审
核,公司分管领导批准后方可盖章;对加盖印章的材料,应注意落
款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,
图形清晰;
5、私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信
时,由行政人事部严格审批,符合要求后办理并执行登记制度;
6、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化
文件上加盖印章;用章材料必须已经填写完毕,字迹须清晰、正
确;
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