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[商标代理公司名称]商标代理项目管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范本商标代理公司业务项目操作流程，提升项目管理水平与服务质量，确保商标代理项目高效、精准、合法推进，实现客户满意度最大化，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司承接的所有商标注册申请、商标变更、商标转让、商标续展、商标异议、商标争议等各类商标代理项目。

第三条基本原则

1.客户至上：始终以满足客户需求、维护客户权益为出发点，提供专业、贴心服务。

2.依法依规：严格遵循《商标法》《商标法实施条例》等相关法律法规及政策要求开展项目工作。

3.团队协作：打破部门壁垒，各环节工作人员紧密配合，形成高效项目执行团队。

4.质量把控：建立全程质量监控体系，确保项目成果经得起检验。

第二章项目承接与启动

第四条项目承接

1.市场部负责拓展业务，获取项目线索，对接潜在客户，收集基本项目需求信息，填写《项目需求登记表》，内容涵盖客户信息、商标类别、预期用途、紧急程度等。

2.法务部协同资深商标代理人对项目进行初步评估，考量商标注册可行性、潜在风险，出具《项目承接可行性报告》，提交公司管理层审批。审批通过后方可正式承接项目。

第五条项目启动

1.成立项目组，任命项目经理，成员依项目复杂程度涵盖商标代理人、流程专员、法务顾问、文案策划等，明确各成员职责与分工，记录于《项目组成员及职责表》。

2.项目经理组织召开项目启动会，邀请客户代表（必要时）、项目组成员参会，介绍项目背景、目标、流程、交付时间节点及质量标准，形成《项目启动会议纪要》，全员签字确认。

第三章项目执行流程

第六条商标检索与分析

1.商标代理人收到项目任务后，2个工作日内利用专业检索工具，围绕客户拟定商标名称、图形等元素，在商标数据库开展全方位检索，涵盖在先注册、申请、近似商标情况。

2.依据检索结果，撰写《商标检索分析报告》，从商标可注册性、风险等级、建议调整方向等维度深度剖析，提交给客户审核，取得书面确认反馈。

第七条申请材料准备

1.文案策划人员依据客户确认方案，结合商标规范要求，5个工作日内起草商标申请书、委托书、使用声明等申请材料，保证内容完整、格式精准、用语专业。

2.法务顾问对申请材料进行合法性审查，重点核查条款合规、权利义务明晰，检查无误后签字确认；商标代理人复核商标信息准确性，确保与检索方案一致。

第八条提交申请与跟进

1.流程专员负责在规定时间（国内申请自材料完备起2个工作日内）向国家知识产权局商标局或相应国际商标组织提交申请，留存提交凭证，实时录入项目管理系统。

2.此后，流程专员每周至少两次登录商标局官网或对应系统，查询申请进度，及时记录状态变更信息；遇补正、驳回等异常情况，24小时内通知项目经理及相关成员，启动应对预案。

第九条异议、争议处理（如有）

1.项目执行期内收到商标异议、争议通知，项目经理立即组织法务部、商标代理人研讨应对策略，5个工作日内拟定答辩方案，撰写《异议/争议答辩书》。

2.按商标局要求时限提交答辩材料，持续跟踪处理结果，定期向客户汇报进展，直至争议妥善解决。

第四章项目质量管理

第十条质量标准设定

1.商标注册申请项目：确保申请材料一次性通过率达90%

2.因不可抗力、商标局政策变动等客观因素致进度受阻，项目经理48小时内提交《项目进度调整申请》，说明情况、预估影响、拟定新计划，经管理层审批后向客户通报解释。

第六章项目成本管理

第十五条成本预算编制

1.财务部门联合项目组，依项目复杂程度、人力投入、官费支出、差旅等需求，在项目启动3个工作日内编制《项目成本预算表》，涵盖固定成本（如商标申请官费）、变动成本（如加班费用），设定成本上限，报管理层核准。

2.预算执行中，严控成本支出，除必要业务拓展、紧急法务支援外，无特殊批准不得超支；如有预算调整需求，按流程审批。

第十六条成本核算与分析

项目结束后15个工作日内，财务部门完成项目成本核算，比对预算与实际支出，剖析成本超支/节支原因，形成《项目成本分析报告》，为后续项目成本管控提供参考，对成本管控得力团队及个人给予奖励。

第七章项目文档管理

第十七条文档收集

项目执行全程，各成员负责及时收集整理经手文件，包括客户沟通记录、内部审核意见、商标局通知书、往来函件等，按项目阶段分类归档，建立电子、纸质双套档案。

第十八条文档保管与借阅

1.行政部设专门项目文档库，电子文档加密存储于公司服务器，定期备份；纸质文档依编号存放于专用档案室，指定专人管理，借阅严格履行审批登记手续，明确借阅期限、用途，确保文档安全。

2.项目文档保存期限依法律法规及公司规定，商标注册成功项目档案保存不少于10年；未成功项目保存至纠纷