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第三章秘书工作机构

【教学目的】

1、了解秘书工作机构的内含、发展历史；

2、了解秘书工作机构的组织形式、地位；

3、了解秘书工作机构的设置原则、设置现状；

4、了解秘书工作机构的职能和工作要求；

【重点难点】如何在工作实践中高水平、高质量发挥秘书工作机构的职能；

作为秘书个体如何既出色完成本职工作又能协调好与上下左右的关系；作为个体

如何自觉地进行秘书机构的群体优化，使整体效能之和大于个体效能相加之和。

【时间安排】4课时

【教学过程】

案例引入新课

办公室的分合

某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子，后来党委书记退休，原校

长兼任了党委书记，为了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必要的程序

将党委办公室和校长办公室两个秘书机构合二为一，改名“××大学办公室”。

但是三年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和校长又分别由两个人担任，

于是校领导又决定将秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书机构。

思考题：

1、讨论此校的做法是否妥当？

2、如果学校的做法不妥当，这一合一分违反了秘书机构设置的什么原则？

3、讨论这种做法会对秘书部门的正常工作造成哪些干扰，会对整个学校的

管理工作造成哪些不利影响？

【知识掌握】

第三章秘书工作机构

我国的秘书人员与秘书工作大部分存在于秘书工作机构之中，广义的秘书机

构是指凡具有参谋咨询、沟通协调、辅助管理、督促检查等功能，并为领导工作

和机关工作服务的办事部门。除狭义机构部门外，还包括调研、信息、协调、督

促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。秘书工作机构是行

政组织的一部分，是为行政组织、行政领导服务的。现在在我国企事业单位以及

私人公司企业中也设有秘书工作机构或专职秘书。

第一节秘书工作机构的发展历史

一、古代的秘书机构

我国最早的中央秘书机构产生于商朝末年，称太史寮。其职责为拟写册命、

组织祭祀典礼等事务，它仅为秘书机构雏型。太史寮的长官是太史，主管册命、

制禄、祭祀、时令、图籍等，集文职官员的领袖与神职官员的首领于一身。西周

初年，政务日繁，太史寮被扩展，有了太史、小吏、内史、外史、御史等不同等

级不同职责的秘书官员，承担着拟制、处理文书、保管档案、组织典礼，宣布政

令等事宜，成为中央政府的一个重要辅助机构。西周后期，太史寮的作用越来越

大，与中枢政务机构卿事寮合称为卿史寮。春秋战国时期，由于诸侯国纷纷崛起，

而王室衰落，中央难以向各诸侯国发号施令，太史寮的地位、作用与卿史寮一样

不再那么明显了。各诸侯国根据需要，均设置了自己的秘书机构，如秦、魏、齐

三国设立的尚书府，是典型的宫廷秘书机构，尚书府又称“主书府”或“掌书府”，

职能是掌文书章奏；齐、楚设立的太史府，也是国家的宫廷秘书机构之一，职能

是掌记国事。

秦朝攻灭六国，统一天下之后，秦始皇设立起丞相府，作为协助自己处理繁

复的日常政务的辅助机构。汉承秦制，起初也以丞相府作为中央秘书机构。此

时的丞相府由于国家行政管理事务的增多，机构开始扩大，下属部门明显增多，

所属官员也大量增加，最多时达三百六十余人。其职权也不断扩大，凡选用、罢

黜百官，执行赏罚，郡国的上计、考课，都可以处理，开始拥有相对独立的决策

权，丞相也演化为手握重权的执政大臣。到汉武帝时，开始起用原先为皇帝收发

章奏、保管档案、传达政令的亲信秘书小吏尚书，组成小规模的秘书机构尚书署，

以协助他处理文书等事务，取代了昔日丞相府的地位。

东汉末年，曹操受封魏王，在王府设秘书监，掌图书档案。曹操又将尚书台

转化为中央政务机构，另以自己亲信幕僚中精通文学，熟悉政务的士人为秘书令，

增加了“典尚书奏事”的职责，负责起草机要命令，已掌管了部分秘书职责。

曹丕称帝建魏后，又改秘书令为中书令，增设中书监一职，组建成中书省，

负责起草诏书、掌管章奏，此时的中书省，是将皇帝机要秘书的职责独立出来，

成为中央秘书机构。

魏晋南北朝时期，中书省的职权有所扩展，从最初的“掌赞诏命，记会时事，

典作文书”，发展为参与机密，处理政务，其人员也猛增，光抄录、誊写文书的

书吏就有一、二百名之多。统治者为此分别增设了门下省、尚书省，