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公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定5篇

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第一章总则

第一条为了加强公司档案管理和文件、合同管理的规范性和科学性，明确各级管理人员职责，根据相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案、文件和合同的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。

第三条公司档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保存、规范使用的原则。文件、合同管理应确保其合法性、合规性和有效性。

第二章档案管理机构及职责

第四条公司设立档案管理委员会，负责制定档案管理制度，监督指导档案日常管理工作，解决档案工作中的重大问题。

第五条档案管理委员会下设档案管理办公室，负责档案管理的日常工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等。

第六条各职能部门和业务部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并协助档案管理办公室开展档案利用和编研工作。

第三章档案收集与整理

第七条档案收集应确保档案的完整性、系统性和安全性，归档的档案应符合相关标准，分类清晰，编目准确。

第八条各部门应定期将本部门产生的档案移交档案管理办公室，移交时应填写移交清单，注明移交档案的名称、数量、时间等信息。

第九条档案管理办公室应对移交的档案进行验收，验收合格的档案方可入档保存。

第四章档案鉴定与保管

第十条档案鉴定是对档案的价值进行评定和确认的过程，应遵循科学、公正、严谨的原则。鉴定工作由档案管理委员会组织专家进行。

第十一条经鉴定无保存价值的档案，可予以销毁。销毁档案应填写销毁清单，报请档案管理委员会批准后方可进行。

第十二条公司应建立符合标准的档案库房，确保档案的安全保存。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。

第五章文件与合同管理

第十三条文件管理应确保文件的合法性、合规性和有效性，文件起草、审核、批准等环节应严格按规定程序进行。

第十四条合同管理应遵循《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，确保合同的合法性和有效性。合同签订前应进行严格的审查和批准程序。

第十五条公司应建立合同档案，对合同进行分类管理，确保合同的归档、检索和利用的便捷性。合同档案应定期进行清理和更新。

第六章奖惩与处罚

第十六条对于在档案管理中表现突出的个人或部门，公司应给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、给予物质奖励等。

第十七条对于违反本制度规定，造成档案损失的个人或部门，公司应视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于警告、记过、降级等行政处分，以及承担相应的经济赔偿责任。

第七章附则

第十八条本制度由公司档案管理委员会负责解释。如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。

第十九条本制度自发布之日起执行。各部门应根据本制度制定相应的实施细则。实施过程中如遇到问题，应及时向档案管理委员会反馈，以便及时修订和完善本制度。

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第一章总则

一、目的和依据

为了加强公司档案的管理，确保公司文件和合同的规范性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有档案的管理，包括公司文件、合同、会议记录、财务报表等。

三、管理原则

1.完整性原则：确保档案信息的完整性和准确性，不得随意更改或遗漏。

2.安全性原则：采取必要的措施保护档案的安全，防止丢失、损坏或泄露。

3.便捷性原则：建立便捷的档案检索和借阅机制，提高档案的使用效率。

4.保密性原则：对涉及公司机密的档案进行保密管理，确保信息不泄露。

第二章公司档案管理

一、档案分类与编号

1.档案分类：根据公司业务和管理需要，档案可分为以下几类：公司文件、合同、会议记录、财务报表等。每类档案应进一步细分为不同的子类别。

2.档案编号：每份档案应有一个唯一的编号，便于识别、检索和借阅。编号应包含档案类别、子类别、序号等信息。

二、档案管理流程

1.归档：档案形成后，应及时进行归档。归档前，应确保档案信息的完整性和准确性。归档时，应按照档案分类和编号进行整理，并填写相应的归档记录。

2.保管：归档后的档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。保管场所应防火、防盗、防潮、防虫等，并定期进行检查和维护。

3.借阅：因工作需要借阅档案的，应按规定办理借阅手续。借阅人应对档案的完整性和安全性负责，不得随意更改或损坏档案。

4.销毁：对于超过