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日用百货公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范日用百货公司合同付款流程，加强财务管理，确保资金安全、合理、高效使用，保障公司业务正常运转与各方合法权益，特制定本管理办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部各部门与外部供应商、服务商等签订的所有涉及款项支付的合同，涵盖商品采购合同、物流运输合同、广告推广合同、设备租赁及维修合同等一切日用百货业务相关契约。

第三条基本原则

1.合法性原则：所有付款行为须严格遵循国家法律法规、财务制度及公司相关章程，依法依规支付款项。

2.预算控制原则：合同付款纳入公司整体财务预算体系，依据预算安排资金，杜绝超预算付款，特殊情况需经严格审批流程调整预算。

3.契约精神原则：严格按照合同约定条款执行付款，包括付款时间、金额、方式等，维护公司商业信誉。

4.分级审批原则：依合同金额、性质划分审批层级，明确各级职责权限，实现权责对等，层层把关。

第二章职责分工

第四条业务部门职责

1.合同发起与执行：负责寻觅合作方、洽谈合同条款，拟定合同初稿；合同签订后跟踪业务进展，把控货物交付、服务质量等履约情况，及时收集验收单据，依约申请付款。

2.资料提供：向财务部门完整提交合同原件、发票、入库单、验收报告等付款必备资料，确保资料真实性、准确性，对业务实质与资料关联性负责。

第五条财务部门职责

1.审核把关：严格审查付款申请资料完整性、合规性，核对合同条款与付款信息一致性，查验发票真伪、金额准确性；核算账务，依资金计划安排付款时间，防范财务风险。

2.资金统筹：依据公司资金状况、经营规划统筹调配资金，平衡收支，保障合同付款所需流动性；定期分析合同付款数据，为管理层提供财务建议。

第六条法务部门职责

1.合同审查：在合同签订前参与法务条款拟定、审核，保障合同合法性、有效性，避免潜在法律漏洞、纠纷隐患；重点审查违约责任、争议解决条款。

2.纠纷处理：合同付款出现法律争议时，代表公司依法维权，提供法律支持、拟定应对策略，参与协商、仲裁或诉讼程序。

第七条管理层职责

1.审批决策：依权限对重大合同付款、超预算付款、特殊付款事项进行终审决策，综合考量业务战略、财务状况、合规风险等因素；把控付款对公司运营、资金链影响。

2.监督检查：定期督查合同付款管理流程执行情况，督促各部门履职，纠正违规操作，推动流程持续优化；审阅财务部门提交付款分析报告，掌握资金流向动态。

第三章付款流程

第八条预付款申请流程

1.业务部门依据合同约定，填写《预付款申请表》，详细注明预付款用途、金额、预计到货或服务起始时间；附上经法务与管理层审批的合同原件，提交财务审核。

2.财务部门核查合同预付款条款、申请金额合理性，确认无误后按审批权限流转签字；重点关注预付款比例是否合规，有无过度支付风险。

3.管理层依权限审批通过后，财务部门办理预付款支付手续，及时跟进资金到账情况；业务部门持续跟踪合作方履约进度，确保预付款专款专用。

第九条进度款申请流程

1.业务进程达合同约定付款节点时，业务部门填写《进度款申请表》，说明已完成工作量、质量验收情况；附合同对应条款页、阶段性验收报告、发票等资料送财务审核。

2.财务部门比对合同进度要求与验收成果，审核发票合规性；核算已付款、应付款金额，按流程呈批；对未达进度标准或资料不全申请予以退回并说明原因。

3.审批通过后，财务安排进度款支付；业务部门实时与合作方沟通后续业务安排，保障项目连贯推进。

第十条尾款申请流程

1.合同全部履约完毕，业务部门发起尾款申请，填《尾款申请表》，提交终期验收报告、质量保证凭证（如有）、结清证明等；确保服务无遗留问题、货物无质量瑕疵。

2.财务审查尾款核算准确性，确认前期付款、扣款情况，检查所有资料完整性；法务部门核查有无未决法律纠纷影响尾款支付，审核通过后提交管理层。

3.管理层审批同意，财务结清尾款；业务部门整理合同全套资料归档，做好合作复盘总结。

第四章特殊情况处理

第十一条合同变更付款处理

合同履行期间发生变更涉及付款调整时，业务部门需及时取得双方变更协议，明确变更后付款金额、时间、方式；按新约定重走付款审批流程，附原合同、变更协议原件供财务及各环节审核。

第十二条违约付款处理

若合作方违约，业务部门会同法务评估违约影响，依合同违约条款决定扣减款项、索赔事宜；调整付款申请，说明违约情形与处理结果，经法务审核、管理层批准后执行；若公司违约，财务依协商结果准备违约金支付，法务把控法律风险，业务部门及时补救业务关系。

第十三条应急付款处理

遇紧急业务需求（如抢险物资采购、设备突发故障抢修）需加急付款时，业务部门提交专项申请说明紧急事由、必要性；经财务初核资金状况、法务评估法律风险后，直呈高层特批；