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深圳建设工程集团合同审计管理规定

为了有效发挥合同审计职能,在国家法律法规的规范下开展审计工作,保证公司各项经营活动的合法性,防范法律风险,维护集团公司的利益,根据内部审计基本准则、内部审计具体准则、内部审计实务指南,参考合同法等法律法规的相关规定,结合集团公司的实际情况,特制定本制度;

1、审计范围

1.1集团各公司的全部合同除售房合同、劳动用工合同外;

1.2公司对外信函、文件、通知、招邀标书、承诺书、委托书以及其他具有要约、承诺性质而涉及公司责任承担的对外文书;

2、审核程序

2.1经办部门草拟合同并由部门负责人审查签署,送交审计室审核;

2.2合同审计人员对合同文书进行详细审查,审查的主要内容包括：合法合规性、合同的形式要件及实质要件;

2.3审计监察总监对合同进行重点复核;

2.4重大合同由公司法律顾问进行审核或出具法律意见书;

2.5按照授权报相关领导对合同审核批准;

3、合同审核事项

3.1订立合同的主体是否有合法资格;

3.2订立合同是否遵守合法性原则内容合法、形式合法、程序合法、有法定业务范围;

3.3合同是否遵守公平自愿、平等互利、协商一致的原则;

3.4合同条款是否填写齐全,语言文字及句法格式是否准确,公司利益是否得到保护;

3.5重点审计内容：供方单位、法人姓名、住所、标的、数量、质量标准、包装要求、验收方式和依据、价款或酬金、付款方式、履行期限、地点和方式、违约责任和索赔方法、解决争议的方法、合同生效、中止、补充、变更、解除、终止约定事由等条款,如有不当应及时向合同经办部门提出;

4、审计时限

一般合同的审计时间为一个工作日,重大合同审计时间为两个工作日;

5、合同履行的审计监督

5.1对于正在履行中的合同,审计部门相关人员应跟踪监督检查,要随时了解经济合同的执行情况,检查合同是否按规定步骤进行,审计并掌握合同的付款情况;财务部门应做好合同款项的明细登记工作,以便随时掌握各项合同的付款情况,避免由于财务记帐时间差造成的失误;

5.2正在履行中的合同,经合同主体双方协商或者出现合同约定的变更、补充、中止、解除的事由,应及时依照法律法规和集团公司的有关规定办理;

5.3正在履行中的合同,如果因签订合同时所依据的法律法规出现重大变化,应按照法律法规的变更情况作出处理,并签订相应的补充协议;

5.4合同变更的审计

5.4.1检查合同变更的原因,以及是否存在合同变更的相关内部控制;

5.4.2检查合同变更程序执行的有效性;

5.4.3检查合同变更的原因以及变更对成本、工期及其他合同条款的影响的处理是否合理;

5.4.4检查合同变更后的文件处理工作,有无影响合同继续生效的漏洞;

5.5如出现合同纠纷,合同执行部门应及时向审计监察室和公司法律顾问反映,查明产生纠纷的原因,及时解决问题;需要用诉讼的方式解决的纠纷,应积极准备相关材料,收集证据,配合集团公司法律顾问参与诉讼;

6、合同履行完毕的审计监督

6.1合同履行完毕时,审计部门相关人员应会同有关部门全面核实合同的执行情况,检查是否符合终止的要件或对合同终止处理是否符合法律规定及合同约定;符合终结条件的合同,按合同规定的步骤和程序结清合同款项;

6.2分期付款合同的终结程序：由会计提供该合同执行情况的明细资料,财务稽核与对方单位核对,对照合同予以审核;当确定已经达到合同终结条件时,才能办理合同终结手续;

6.3对阶段性合同的每个阶段履行完毕,应及时办理相应手续,审查已履行部分是否符合合同约定,以及对下阶段合同履行的影响;

6.4对已经履行完毕的合同,应对履约的对方单位进行评审,在合格供方评审表中予以记载;

7、合同的建档、归档

7.1严格检查合同资料,包括在合同签订、履行分析、跟踪监督以及合同变更、索赔等一系列资料的收集和保管是否完整;

7.2对合同的建挡、归档、管理、调阅等按照集团公司档案管理相关规定进行