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市档案科――文书档案整理规范

文书档案整理规范

市档案局企事业业务指导科

档案

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、

科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种

文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是社会成员（组织与

个人）在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。

类别设置

机关、事业单位档案分类

1、文书档案

2、会计档案

3、基本建设档案

4、设备、仪器档案

5、照片档案

6、底片档案（也可与照片档案合装）

7、录音、录象带、光盘档案

8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）

9、教学档案

10、科研档案

11、病历档案

12、其他专门档案

（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）

工业企业档案分类

1、党群工作类（代字：DQ）

2、行政管理类（代字：XZ）

3、经营管理类（代字：JY）

4、生产技术管理类（代字：SC）

5、产品类（代字：CP）

6、科学技术研究类（代字：KY）

7、基本建设类（代字：JJ）

8、设备仪器类（代字：SB）

9、会计档案类（代字：KJ）

10、干部职工档案类（代字：GB）

11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS）

12、实物档案（代字：SW）

文书档案的概念

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中

产生的。概括地讲，文书档案是国家机关、社会组织或个人在履

行其法定职责或处理事物中形成的信息记录集合体。是具有考查、

保存价值的文件材料(包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、

批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等)。归档文

件的整理

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》

（DA/T22-20XX年），由国家档案局于20XX年12月6日发布，

自20XX年1月1日起实施。河南省档案局《归档文件整理规则

实施细则》，于20XX年制定，自20XX年1月1日起施行。这标

志着文件整理办法由传统的文书立卷变为归档文件整理,将归档

文件以件“”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，

使之有序化的过程。

归档文件定义

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、

应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第一，归档文件的形成者很广泛。

第二，必须是办理完毕的。

第三，归档文件特指作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理原则

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间

的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这是贯穿归档文

件整理工作全过程的准则和要求，也是若干年来我国文件管理、

档案管理工作经验总结。

归档文件整理制度

归档制度是对各类社会组织在其工作活动中形成的文件材

料范围、归档时间、归档要求的规定。

归档范围，是指需要转化为档案的文件的范围。概括地讲凡

是反映机关工作活动、处理完毕、具有查考利用价值的文件材料，

均属归档范围。

归档时间，是指文书处理部门向档案部门移交应归档文件材

料的时间。

归档要求，是指文书处理部门或业务部门向档案部门整理好

的归档文件应符合归档文件整理质量要求。归档文件材料整理

办法

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，

区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐

全完整；（2）按照《规则》确定件“”，每份文件按要求装订；（3）

按照《规则》的要求对文件进行科学的分类、排列、编号、编目、

装盒；（4）已破损的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的

文件予复制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的

要用A4纸托裱；（5）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、

装订材料等应符合档案保护技术要求；

（6）应编制归档文件目录，归档文件目录应装订成册并编