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银行内部管理档案归档制度

以下是一份银行内部管理档案归档制度的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

《银行内部管理档案归档制度》

一、目的与需求

为了加强银行内部管理档案的规范化、科学化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，提高银行内部管理效率和决策科学性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于银行内部各部门在业务经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等。

三、职责分工

（一）档案管理部门

1.负责制定和完善档案归档制度、流程和标准。

2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。

3.负责档案的集中保管、维护和利用服务。

4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁处理。

（二）各业务部门

1.负责本部门在业务活动中形成的各类文件、资料的收集、整理和初步分类。

2.按照档案管理部门的要求，按时将应归档的文件、资料移交档案管理部门。

3.协助档案管理部门进行档案的查阅、利用和鉴定工作。

四、归档范围

1.行政管理类：包括银行内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、通知、函件等。

2.业务经营类：各类业务合同、协议、贷款审批文件、客户资料、业务报表、统计数据等。

3.风险管理类：风险评估报告、风险防控措施、合规检查记录、审计报告等。

4.财务会计类：财务报表、会计凭证、账簿、财务预算、决算报告等。

5.人事管理类：员工招聘、培训、考核、任免、薪酬福利等方面的文件和资料。

6.其他类：与银行经营管理活动相关的其他重要文件、资料，如荣誉证书、媒体报道、法律纠纷处理记录等。

五、归档要求

（一）文件质量

1.归档的文件、资料应字迹清晰、图像清晰、内容完整、格式规范，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写工具。

2.电子文件应确保数据的完整性、准确性和可读性，存储格式应符合相关标准和要求。

（二）整理规范

1.归档文件应按照类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制目录。目录应包括文件编号、题名、日期、页数、保管期限等信息。

2.对于纸质文件，应去除金属物，装订整齐，便于保管和查阅。电子文件应按照一定的存储结构进行存储，便于检索和利用。

（三）归档时间

1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件、资料整理完毕，移交档案管理部门。

2.对于一些重大项目或专项业务形成的文件、资料，应在项目结束或业务完成后及时归档。

六、归档流程

（一）收集与整理

1.各部门指定专人负责本部门文件、资料的收集工作，确保文件、资料的齐全、完整。

2.按照归档要求对收集的文件、资料进行整理，编制初步目录。

（二）审核与移交

1.各部门负责人对整理好的档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整，符合归档要求。

2.审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交档案管理部门。档案管理部门接收时，应认真核对移交清单，检查档案质量，如发现问题应及时要求相关部门整改。

（三）编目与入库

1.档案管理部门对接收的档案进行进一步的整理和编目，按照档案分类方案和编号规则，为档案编制正式目录和档号。

2.将编目后的档案按照保管期限和类别分别存入相应的档案库房或存储介质中，建立档案存放位置索引。

七、档案保管

（一）保管条件

1.档案库房应符合防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防磁、防高温等要求，配备必要的消防、通风、除湿、防虫、防盗等设备。

2.电子档案存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全存储和备份。

（二）保管期限

1.根据档案的性质、价值和利用需求，确定档案的保管期限。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（1030年）和永久。

2.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。

八、档案查阅与利用

（一）查阅申请

1.银行内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。

2.外部单位或人员查阅档案的，应出具相关证明材料，经银行主管领导批准后，按照规定办理查阅手续。

（二）查阅服务

1.档案管理部门应在收到查阅申请后，及时审核并安排查阅。查阅档案应在指定的场所进行，由档案管理人员陪同，不得擅自将档案带出查阅场所。

2.如需复制、摘抄档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。

（三）利用反馈

1.查阅人员在查阅档案后，应及时将查阅情况反馈给档案管理部门，如发现档案存在问题或有其他需求，应提出意见和建议。

2.档案管理部门应根据查阅人员的反馈，及时对档案进行整理和完善，提高档案的利用价值。

九、档案销毁

1.对于经过鉴定确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制档案销毁清册，报银行主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。

2.销毁档案应采用安全、环保的方式