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公司档案管理工作标准

档案管理标准（C0版）QG/DJ0

3、01为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程

中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各

项经营工作，特制订本标准。

1、范围本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档

保存、利用的管理内容与要求，以及检查和考核办法。

本标准适用于XXXXXX有限公司。

2管理职责

2、1企管部门是公司档案管理的归口部门，负责：

2、1、1档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

2、1、2档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记

管理工作。

2、2其他部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案收

集、整理与及时归档，接受档案管理部门的检查、指导。

2、3档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容，

严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，

档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。

3、管理内容与要求

3、1档案的分类

3、1、1经营管理方面：

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3、1、1、1公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、

公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机

构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等。

3、1、1、2公司主要经营性证件：公司代码证、法人代表

证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正

副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权

证、专利权证、商标权证等。

3、1、1、3公司其它各种经营性资料：股东会、董事会记

录、决议；公司申报项目资料；公司财产保险单证；车辆资料

（保险、年检、大修记录、牌照等）及公司级会议纪要；各种合

作项目协议、收购兼并协议、其他合同协议；企业文化方面的资

料；各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料；图

片及媒体宣传资料（包括纸质及音像制品）等。

3、1、1、4各级政府部门及行业组织等下发的相关红头文

件、通知及颁发的各种荣誉证书、会员证书、奖杯（状、牌、

章）。

3、1、2人力资源管理方面：

3、1、2、1应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简

历表；学历证书、学位证书、培训证书、专业资格证书、身份证

复印件等。

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3、1、2、2与公司的各种合同、协议：劳动合同、补充合

同、担保合同、汽车驾驶员协议、委外培训协议、劳动合同解除

协议等及其它属人力资源范畴的合同协议。

3、1、2、3日常工作中产生的资料、证件：转正鉴定表、奖

励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事

户口代办资料及养老保险等福利证件。

3、1、2、4教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培

训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社

会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书等。

3、1、3财务、审计管理方面：

3、1、3、1包括财务管理中的各种帐册、报表、凭证、各公

司方针目标管理协议、各公司的股权证、国家或各级地方政府部

门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料

等。

3、1、3、2包括审计管理中的各种审计资料、报告。

3、1、4基建工程方面：包括基建立项文件、项目建议书、

规划批复、招标书、投标书、工程设计合同、监理合同、施工变

更单、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要

材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工

图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

3、1、5设备仪器方面：包括各种设备仪器的图样和技术文

件，使用说明书，保修证、设备仪器安装、调试和验收过程中的

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所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录和

报废等文件资料。

3、1、6质量管理体系方面：包括公司的质量手册、两类标

准等制度文件等资料。

3、1、7技术质量方面：

3、1、7、1各种对外签定的技术项目合作协议