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深圳建筑工程公司行政办公管理制度

1.总则

1.1为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化.制度化,提高办事效率,特制定本规定;

1.2本规定所指行政事务包括人事管理.印章管理.档案管理.文印室管理及报刊.邮件管理等;

2.印章管理

2.1本规定所指印章系公司行政印章;公司财务专用章由财务部经理保管,法人章由出纳员负责保管,实行分开管理;

2.2公司行政印章由公司办公室主任负责保管;

2.3盖章须履行以下手续

2.3.1有关人员需盖章时,持需盖章文件并填写“印章使用登记薄”,由总经理或指定人员批准后报办公室；

2.3.2办公室登记印章使用台账,在确认手续完备后方可在文件上盖印;

2.4印章如发生丢失.损坏或被盗情况,应迅速向总经理汇报并办理相关手续及追究相应责任;

2.5公司所有需要盖印章的介绍信.说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档;

2.6公司一般不允许开具空白介绍信,如因工作需要或其它特殊情况确需开具证明时,必须经总经理签字批条后方可开出;持空白介绍信外出工作回来必须向公司书面汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回办公室;

2.7印章的新刻或改制由办公室获总经理批准后办理;

2.8对私刻.伪造本公司印章者,罚款1万元,严重者追究其法律责任;

2.9盖章后出现的意外情况由批准人负责;

3.文书管理

3.1公司文书档案由办公室集中统一管理,其它技术档案分别由有关部门管理;

3.2公司文件均由办公室负责统一印发;公司所发的红头文件,只适用于需遵照执行的制度.规定.决定.决议.纪要.任命等,次要文件不编文号,以普通形式印发;

3.3各职能部门负责所发文件的起草拟稿,办公室负责按照公文写作要求以及文件内容核稿,并组织相关部门会签,总经理签发;

3.4办公室的通告.通知.会议文件或传阅文件根据要领起草,并经办公室主任审核,或经相关部门领导合议后制成;

3.5文件形成者在制定文件时应注意以下几点：

3.5.1文件应是一文一事；

3.5.2除有特殊规定外,应注明以下事项：文号.发文日期.发文部门.收文单位.文件标题.文件拟稿人以及有关审核人；

3.5.3文字应尽可能口语化,通俗易懂；

3.5.4对于两页以上的文件要标明页码；

3.5.5行文要层次清楚,准确使用标点符号,必要处划分段落;

3.6发文必须按照规定编号：

3.6.1内部发文可注明本科室代字或代号,连续性文件应注有连续号；

3.6.2对外行文时应注明本公司代字或代号;

3.7除有特别规定外,发文通常要按如下规定注明发文机关：

3.7.1内部文件注明科室名称；

3.7.2对外发文注明公司名称；

3.7.3办公室行政文件注明公司名称;

3.8办公室负责做好文件分发记录,将文稿原件和一份打印件归档备案;

3.9到达本公司的文书,均由办公室人员统一签收.开拆.登记.呈阅.分发并按不同类别进行分类处理;

3.10办公室主任负责到达文件的登记,并负责统一批转,必要时请有关领导批示,办公室负责按照领导批示立即传递到承办部门,并按照领导阅示要求督办并纳入考核;

3.11各级领导阅.批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅;

3.12各科室.各单位及各有关人员,对公文中涉及国家.政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露;

3.13办公室及时就公司办公会议形成的各项决议,形成书面会议纪要,与会人员签字,根据会议纪要内容下发至相关部门及人员;

4.档案管理

4.1公司办公室设立档案工作,其任务是：

4.1.1收集.整理.立卷.保管公司的文书档案；

4.1.2积极开展档案的提供利用工作；

4.1.3进行档案统计；

4.1.4认真学习中华人民共和国档案法有关制度.档案工作理论.技术和专业知识,掌握立卷的基本方法,保证档案质量;

4.2立卷和保管范围：

4.2.1公司的规划.年度计划.统计资料.科学技术.财务审计.劳动工资.经营情况.人事档案.会议记录.决议.决定.委任书.协议.合同.项目方案.通告.通知等具有参考价值的文件材料;

4.2.2公司向上级机关的请示报告.工作计划及对下级机关的批复；

4.2.3公司与有关单位的来往信件.各种协议书.合同等；

4.2.4公司行政会议原始记录.纪要和决定包括发布的通知.通报.机构调整.任免.奖惩；

4.2.5公司制订的计划.规章制度.工作总结；

4.2.6公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话.文件和会议总结纪要,以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料；

4.2.7其它具有保存价值的文件材料.重要的工作经验材料;

4.3下列文件必须永久保管：

1.登记.特批的重要文件；

2.资产及负债文件；

3.请示.决议等重要文件；

4.重要的契约.申请；

5.执照.上级批准证书等；