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付款及采购收票管理办法

1目的

为规范公司采购付款业务，合理安排和利用资金，防范经营风险，保证公司资产的安全。依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合公司的具体情况，制定本公司采购付款管理制度。

2范围

本制度适用于公司采购原辅材料、设备配件、工程物资、生产物料、固定资产、低值易耗品等生产经营物资的付款规范及管理。

3部门职责

3.1财务部门负责供应商往来账款的核算、监督、对账（内部）等内部管理工作。

3.2采购采购业务部门负责预算账款清查、货款发票催收工作。

4付款定义

4.1预付账款——合同约定先支付款项后发货的款项，包括定金和全额款支付后发货。

4.2账期内付款——合同约定在收到货后验收合格再付款及月结付款。

5原则

5.1先计划后支付原则：采购付款必须按公司相关制度先报计划，后办理付款手续，紧急采购需进行特批申请。

5.2单据齐全原则：《付款审批单》在内及相关支撑单据必须齐全，包括不限于《入库单》、《磅单》、《发票》、《结算单》、《采购合同》、《验收单》等。

6要求

6.1预付账款付款

6.1.1预付货款需按照所签订合同的约定执行。采购采购业务部门根据市场调查情况确认需要支付预付账款的，在保证资金安全的基础上签订采购合同并在付款条件中列明相关预付款事宜，在办理预付账款支付手续时，未签购货合同或合同条款不明确预付约定事项的，不得付款。

6.1.2瓦斯灰、次氧化锌粉等原料采购，在合同签订后根据合同约定进行预付货款。付款申请单应注明款项用途，金额，付款方式，并附上已签订的合同。货款预付后需督促供应商在合同约定的日期内发货，收到货物后由采购业务部门计算预付货款余额。第一次预付款后，再进行预付款的，需在付款审批单中写明上次预付款执行情况，如采购数量，到货情况、结算情况等。

6.1.3预付货款后监控，采购业务部门要设专人跟踪预付货款使用情况、采购原辅料到货入库情况，并及时办理预付货款的结算手续。当预付货款超过3个月（即间隔3个自然月），公司尚未收到所采购货物时，公司对该供应商不再办理预付款业务。特殊情况需总经理级以上负责人特批方可支付。

6.1.4采购业务部门经办人要按购货合同约定的时间，组织交货，验收入库，并在收到购货发票7个工作日内办理结算核销手续并将相关单据送交至财务部门。采购业务部门对所发生的预付账款，应建立预付账款台账（原辅料件采购付款跟踪表），详细反映供货商预付账款的增减变动、发生时间、目前对方的经营状况、清收负责人和经办人等情况，同时，将购货合同、台账一同保管，形成完整档案。

6.1.5财务部门每月月未定期对预付账款进行账龄统计，对较长时间（半年以上）不处理的预付账款及定金与采购业务部门核对，督促采购业务部门查明原因，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质的，或因供货单位破产、撤销等无法收回所购货物的，应当立即制定清理方案，成立专项小组处理，造成损失的，根据损失情况和具体原因要追究相关负责人的责任。

6.2预付款开票

6.2.1预付款方式结算的原辅料如瓦斯灰、次氧化锌粉等，供应商应按批或按月全额开具当月送货量对应金额的发票。按月开票的供应商，发票开具时间最晚点为送货次月的25日前。对于有结算异议需要仲裁等特殊情况的原料采购，先按所收原辅料货物匹配付款额开具发票，其余发票在双方完成对账结算时取得。若供应商供货超过3个月（（即间隔3个自然月）都没有提供销货发票的，对该供应商不得再次进行预付货款。特殊情况需总经理级以上负责人特批方可支付。

6.2.2辅料、备品备件采购原则上供应商应先送货，采购业务部门验收合格后供应商开出对应发票后才能付款（见票付款）。不能先货后款的情况、需要预付款的，应由采购业务部门负责人单独向总经理级以上领导请示并批复后才能付预付款，预付款方式结算的按本管理制度预付款付款要求办理。

6.3先货后款付款

6.3.1公司所外购原辅料、备品备件，供应商应先送货至公司指定位置，公司相关部门验收合格并入库，所购料件依据公司制定的《采购管理制度》录入ERP系统。

6.3.1依合同与供应商结算货款前，采购业务部门应对供应商的送货单、公司的外购入库单、对外退料单与采购订单（购销合同）、供应商提供的对账单（月结方式的情况应是月结对账单）进行核对。核对入库数量、单价、合同单号是否与采购订单内容相符，金额是否正确。确认无误后制作结算单按公司采购付款流程申请付款。

6.3.2财务部门根据采购业务部门交来的付款申请资料进行核对。采购订单（购销合同）、供应商的对账单、送货单、外购入库单、退料单、扣款单据、发票原件等相关付款资料要一一对应。审核订单、合同或协议上的所有条款是否全部得到有效执行。如有差异，通