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办公室邮件与快递管理制度

办公室邮件与快递管理制度

一、目的

为规范公司办公室邮件与快递的收发、处理及管理流程，确保邮件与快递的安全、及时、准确传递，提高工作效率，保护公司和员工的信息及财产安全，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构办公室所有邮件与快递的收发、处理及管理活动。

三、职责分工

1.行政部门

负责制定和完善邮件与快递管理制度，并监督制度的执行情况。

统一接收、登记、分类和分发公司的邮件与快递。

对重要邮件与快递进行跟踪和提醒，确保及时处理。

定期清理积压的邮件与快递，处理无主邮件与快递。

2.各部门

负责本部门邮件与快递的寄发申请、信息填写和费用确认。

及时领取本部门的邮件与快递，并做好内部的传递和处理工作。

3.财务部门

负责审核邮件与快递的费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。

四、邮件与快递的接收

1.接收流程

前台工作人员负责接收所有寄至公司的邮件与快递，并检查邮件与快递的外包装是否完好，如有破损、异常等情况，应及时与寄件人联系确认，并做好记录。

对接收的邮件与快递进行分类，分为普通邮件、挂号信、特快专递、包裹等，并在邮件与快递登记本上详细记录邮件与快递的寄件人、收件人、单号、日期、重量等信息。

将邮件与快递按照收件部门进行分类存放，对于重要邮件与快递（如法律文件、合同、财务报表等），应单独存放，并及时通知收件部门或收件人领取。

2.领取规定

收件部门或收件人应在接到通知后的[X]个工作日内到前台领取邮件与快递。领取时，需在邮件与快递登记本上签字确认。

如收件人出差或因其他原因无法及时领取，应委托他人代领，并提前通知前台工作人员。代领人需在邮件与快递登记本上注明代领原因和代领人姓名，并签字确认。

对于超过[X]个工作日未领取的邮件与快递，前台工作人员应再次通知收件部门或收件人。如仍未领取，将作为积压邮件与快递处理。

五、邮件与快递的寄发

1.寄发申请

员工因工作需要寄发邮件与快递时，应填写《邮件与快递寄发申请表》，详细注明寄件人、收件人、地址、联系电话、邮件与快递内容、重量、预计费用等信息，并选择合适的快递公司。

将填写好的申请表提交给部门负责人审批，部门负责人应根据邮件与快递的内容和紧急程度进行审核，确认无误后签字批准。

2.寄发流程

申请人将审批后的申请表和邮件与快递一并交给前台工作人员。前台工作人员根据申请表上的信息，选择合适的快递公司，并填写快递面单。

前台工作人员对寄发的邮件与快递进行称重、计费，并在申请表上记录实际费用。申请人应在寄发完成后及时到前台确认费用，并按照公司财务制度进行报销。

前台工作人员将寄发的邮件与快递交给快递公司收件员，并获取快递单号。将快递单号记录在申请表上，并及时通知申请人查询邮件与快递的物流信息。

六、邮件与快递的保密管理

1.公司员工应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的邮件与快递进行妥善处理，不得随意泄露邮件与快递的内容。

2.在接收和寄发邮件与快递时，如发现邮件与快递涉及保密内容，应及时通知相关部门或人员，并按照公司保密制度的要求进行处理。

3.对于废弃的邮件与快递包装，应进行妥善处理，避免泄露公司信息。

七、费用管理

1.邮件与快递的费用由公司统一支付，各部门应根据实际发生的费用进行分摊。

2.前台工作人员应定期（每月/每季度）统计各部门的邮件与快递费用，并将费用明细发送给财务部门和各部门负责人。

3.财务部门应按照公司财务制度的要求，对邮件与快递费用进行审核和报销。对于费用异常的部门，应进行调查和分析。

八、监督与检查

1.行政部门应定期对邮件与快递的收发、处理及管理情况进行检查，确保制度的执行到位。

2.如发现员工违反本制度的规定，行政部门应及时进行纠正和处理，并视情节轻重给予相应的处罚。

3.各部门应积极配合行政部门的监督检查工作，提供必要的支持和协助。

九、内部评审、法律审核和相关部门反馈

1.内部评审

在制度初稿完成后，组织由行政部门、各业务部门代表等参加的内部评审会议。会议上详细介绍制度内容，各部门代表对制度的合理性、可行性、与实际工作的契合度等方面提出意见和建议。

根据内部评审会议的意见和建议，对制度进行修改完善，形成第二稿。

2.法律审核

将修改后的制度提交给公司的法律顾问或法律部门进行法律审核。重点审核制度是否符合相关法律法规的要求，有无潜在的法律风险等。

根据法律审核意见，对制度进行再次修改，确保制度的合法性和合规性。

3.相关部门反馈

将经过法律审核的制度发送给各相关部门，征求各部门的反馈意见。各部门应在规定的时间内（如[X]个工作日）对制度进行仔细研读，并将反馈意见以书面形式提交给行政部门。

行政部门对各部门的反馈意见进行汇总、整理和分析，对于合理的意见和建议进行采纳，对制度进行进一步的修改完善，形