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采购成品管理规定

一、目的

为规范本单位采购成品的管理流程，确保所采购成品的质量、交期满足公司业务需求，同时实现采购成本的有效控制，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司内部所有部门涉及采购成品的相关活动。

三、职责分工

1.采购部门：

负责成品采购计划的制定、供应商的开发与筛选、采购订单的下达与跟进。

审核供应商资质，与供应商谈判价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。

处理采购过程中的异常情况，如交期延误、质量问题等，并及时反馈给相关部门。

2.需求部门：

提出成品采购需求，明确成品的规格、型号、技术要求、预估使用数量等详细信息。

参与供应商的选型评估，对供应商提供的样品进行试用并反馈意见。

协助采购部门处理采购过程中的技术问题，验收采购的成品是否符合实际使用要求。

3.质量控制部门：

制定采购成品的质量检验标准，参与供应商的质量体系审核。

对采购成品进行抽检或全检，出具质量检验报告，判定成品是否合格。

对于不合格成品，提出处理意见，监督供应商整改质量问题，并跟踪整改效果。

4.仓储部门：

负责采购成品的入库验收、存储保管与出库发放。

核对到货成品的数量、规格与采购订单是否一致，办理入库手续，登记库存台账。

按照先进先出原则进行成品出库操作，定期盘点库存，确保账实相符。

四、采购流程

1.需求提出：需求部门根据业务需求填写《采购成品申请表》，详细说明成品名称、规格、型号、技术参数、需求数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审批后提交至采购部门。

2.供应商寻源：采购部门收到采购申请后，根据需求信息在供应商库中筛选潜在供应商，或通过网络搜索、行业展会、同行推荐等渠道寻找新的供应商资源。收集供应商的基本资料，包括企业资质、生产能力、产品范围、过往业绩等信息，初步评估供应商的供货能力。

3.询价与报价：采购人员向选定的供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、质量保证措施、售后服务等详细信息。供应商应在规定时间内回复报价，采购部门对各供应商的报价进行对比分析，结合成本预算、产品质量、交货期等因素，确定入围供应商名单。

4.样品确认：对于首次合作或关键产品的采购，采购部门要求供应商提供样品。需求部门和质量控制部门对样品进行测试、评估，填写《样品检验报告》，确认样品是否满足技术要求。如样品不合格，采购部门及时反馈供应商进行改进，直至样品合格为止。

5.合同签订：采购部门与经评审合格的供应商就采购产品的价格、数量、质量标准、交货期、包装运输、付款方式、违约责任等条款进行协商，拟定采购合同。合同文本应经过公司法务部门或专业法律顾问审核，确保合同条款合法、合规、公平、公正。双方签字盖章后，采购合同正式生效。

6.订单下达：采购人员依据采购合同向供应商下达《采购订单》，明确采购产品的详细信息、交货时间、交货地点等要求，并要求供应商签字回传确认订单。采购部门同时将采购订单副本发送给需求部门、质量控制部门、仓储部门等相关部门，以便各部门提前做好相应准备工作。

7.跟进与催交：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度、发货安排等信息。临近交货期时，如发现供应商可能存在交期延误风险，应及时向供应商发出催交函，督促其按时交货。同时，将交期异常情况及时反馈给需求部门，以便需求部门调整工作计划。

8.到货验收：

供应商送货至公司指定仓库后，仓储部门通知采购部门、质量控制部门和需求部门共同进行到货验收。验收人员依据采购合同、质量标准、装箱清单等文件，核对到货成品的数量、规格、型号、外观质量等是否符合要求。

质量控制部门按照既定的检验流程和标准对成品进行抽样检验或全检，填写《成品检验报告》。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商沟通处理，根据问题的严重程度，可要求供应商换货、补货、返工或采取其他整改措施。

经检验合格的成品，仓储部门办理入库手续，登记库存台账，并将入库信息反馈给采购部门和需求部门。

五、质量控制

1.建立供应商质量档案，记录供应商的供货质量情况、质量问题整改情况、质量投诉处理结果等信息，作为供应商评价与后续合作的重要依据。

2.要求供应商提供原材料检验报告、生产过程检验记录、成品出厂检验报告等质量文件，确保采购成品的质量可追溯性。

3.定期或不定期对供应商的生产现场进行质量审核，检查供应商的质量管理体系运行情况、生产工艺执行情况、设备维护保养情况等，督促供应商持续改进产品质量。

4.对于出现重大质量问题或频繁出现质量问题的供应商，采购部门应及时启动供应商整改程序，要求供应商制定详细的整改计划，并跟踪整改落实情况。如整改效果不佳，可考虑暂停或终止与该供应商的合作关系。

六、交期管理

1.采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确严格的交货期条款，并约定逾期交货的违